Structurer un projet communautaire, par Lamessen

Repéré, pauvre de lui, de par son activisme forcené au sein du groupe Framalang, Lamessen est l’un des plus récents (et jeunes) membres de Framasoft. Il a notamment activement participé au projet de traduction du livre Open Advice, dont nous vous reparlerons.

Il nous fait partager ici les fruits de son expérience en matière de gestion de projets.

Structurer un projet communautaire

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Lamessen – 9 septembre 2013 – CC By-Sa

Lancer un projet communautaire est toujours une aventure humaine intéressante. Au-delà des avantages que cela confère (multiplier les compétences, trouver de la complémentarité et ainsi proposer un rendu final de meilleure qualité, avancer plus rapidement, etc.) c’est avant tout l’occasion de partager des moments de complicité et de travailler dans la bonne humeur. Cela permet aussi de créer une synergie qui permet de palier certaines périodes creuses que peut connaître un projet mené individuellement. Mais si les projets communautaires représentent une expérience unique, ils présentent aussi des difficultés supplémentaires qu’il faut prendre en compte dès le départ, de façon à être sûr qu’il arrivera à son terme.

La Cathédrale et le Bazar

Vous connaissez sans doute l’essai d’Eric Raymond, La Cathédrale et le Bazar. Cet essai oppose, dans une comparaison entre le développement de logiciels fermés et de logiciels open source, un mode de fonctionnement en cathédrale (approche excessivement organisée et inflexible) à un mode de fonctionnement en bazar (approche apparemment désorganisée et hautement flexible).

Par nature, un projet communautaire libre, comme pour les projets logiciels, ressemble davantage à un fonctionnement en mode Bazar. Cela permet une flexibilité plus grande, et les allées et venues des différents contributeurs. Cette forme est tout à fait adaptée, mais nécessite tout de même la mise en place d’une organisation initiale. Fonctionner globalement en mode bazar ne doit pas dire fonctionner sans aucune structure. Sinon, les énergies se disperseront et le projet ne pourra pas aboutir. Il est donc nécessaire, pour lancer le projet, d’organiser le travail, et de mettre en place un système de suivi du projet. C’est bien entendu ce qui est mis en place dans le cadre des logiciels. Mais il ne faut pas oublier de le faire également de façon plus large pour les projets de traduction, de livres, de documentation etc. Cet article est avant tout issu d’un retour d’expérience sur les projets de traduction, en raison de mon expérience personnelle. Mais cela peut s’appliquer dans d’autres domaines.

Structurer le projet

Souvent, le projet naît d’une idée. Il a parfois été commencé par une personne unique, qui va chercher à faire appel à d’autres contributeurs motivés pour le mener à son terme. C’est à ce moment, avant que le projet collaboratif se lance réellement, qu’il est nécessaire de proposer un squelette de projet. Cette création de structure peut se diviser en plusieurs étapes.

Étape 1  : état des lieux

Tout comme vous le feriez en arrivant dans un nouveau logement, il est nécessaire de faire l’état des lieux du projet. C’est une étape rapide, qui consiste finalement à synthétiser un certain nombre d’informations.

• Quel est l’objectif final du projet  ? Dès le départ (et pour toute la durée du projet), il faut bien garder à l’esprit la finalité du projet. Cet objectif est ce qui doit permettre d’orienter chacun des choix techniques qui seront à faire pendant le projet.
• Qui sont les contributeurs intéressés  ? Il faut s’assurer de disposer de toutes les compétences nécessaires pour arriver au bout du projet. Si certaines compétences manquent (un graphiste manquant à l’appel par exemple), il faudra prévoir dès le lancement du projet de trouver un contributeur pour combler ce manque.
• Quelles sont les étapes nécessaires  ? Il faut décomposer dès le départ le projet en étapes intermédiaires qui permettront de cadencer la réalisation globale. Ces jalons intermédiaires pourront parfois être menés en parallèle. Dans le cadre de la traduction d’un livre par exemple, on peut imaginer une étape de traduction, puis une étape de correction, une de mise en page, etc.
• Où en est le projet  ? Quand le projet a été initié suite à une initiative individuelle, il est possible que certaines parties du projet soient déjà commencées, voire parfois terminées. Il est également possible – c’est la grande force du Libre – de récupérer des éléments déjà existants, réalisés dans le cadre d’autres projets. (Dans ce dernier cas, il faudra bien sûr penser à respecter les licences et ne pas oublier de citer la présence de travaux issus d’un autre projet/d’une autre personne.)

Étape 2  : créer un système de suivi

Il est nécessaire de pouvoir avoir une vision d’ensemble du projet tout au long de sa réalisation. Les différentes étapes du projet doivent y être réunies, avec les informations nécessaires pour les participants, et l’avancement. Ce système doit être idéalement partagé avec les différents participants, de façons à ce qu’un nouveau contributeur arrivant en cours de route puisse immédiatement voir où le groupe en est et tout de suite contribuer efficacement. Pour les étapes qui ne peuvent pas être réalisées de façon collaborative, ce fichier permettra aussi d’indiquer clairement qui est en charge de l’étape, de façon à ce qu’elle ne soit pas commencée par plusieurs personnes en même temps. Il existe bien entendu de nombreuses façon de procéder. Les logiciels de gestion de version permettent de regrouper la dernière version du projet, mais aussi les versions précédentes et toutes les modifications apportées. C’est la meilleure réponse au besoin de suivi de projet.

• Github est un service de gestion de version collaborative en ligne très utilisé. Il est basé sur le programme git créé par Linus Torvalds. Il est avant tout destiné aux développements logiciels, mais il peut toutefois être utilisé pour des projets de création de livres ou de documentations, comme c’est le cas pour le livre Open Advice. Cet outil, bien que non libre, est très en vogue, et gratuit pour les projets de logiciel libre. Vous pouvez toutefois privilégier l’un de ses équivalents libres, comme Gitorious.
• Open project est probablement la solution offrant le plus large potentiel. Cet outil complet de gestion de projet permet de suivre l’avancement du projet, permettant un accès distant, la gestion d’un planning, des participants et des différentes tâches. Il est bien entendu utilisable pour bien d’autres choses que les projets communautaires.
• Dans le cadre de projets courts et linéaires, où il y a peu de parallélisation des tâches, il est bien sûr possible d’utiliser un tableur pour faire un suivi allégé. Il pourra être partagé via le cloud, ou réalisé sur des tableurs en ligne, comme le service proposé par Framasoft  : Framacalc. Cette solution est moins complète que les outils présentés ci-dessus, orientés pour le logiciel. Mais dans le cadre de traductions ou de documentation, cela peut parfaitement remplir sa fonction.

Étape 3  : mettre en place les outils de travail collaboratif

Une fois l’outil de suivi en place, il faut avoir les outils nécessaires au travail collaboratif. En fonction du projet, ils peuvent être variés. Dans le cadre de développement logiciel, cela peut tout simplement passer par l’utilisation de git, en passant par des services comme github, cité dans l’étape 2. Mais quand il s’agit de traductions, ou d’organisations d’événements, la création de documentations ou d’autres choses, il existe des outils simples, qui ne seront pas un frein à la participation d’utilisateurs moins connaisseurs. Voici 3 exemples d’outils facilement disponibles et simples d’utilisation  :

• Etherpad est un éditeur de texte collaboratif en ligne (libre, bien entendu). Il permet de se connecter à plusieurs utilisateurs pour modifier un même document en direct. Un système de coloration du texte permet de repérer les contributions de chacun. Il intègre également une gestion de versions, un petit chat pour pouvoir dialoguer avec les autres utilisateurs et un système d’export du document. Il est à installer sur son propre serveur, ou à utiliser via des services en ligne qui le proposent, comme le service Framapad, proposé par Framasoft.
• Booktype est une plate-forme collaborative (libre) qui permet la rédaction collaborative de livres. Les différents utilisateurs peuvent interagir sur ces derniers par chapitre, en mode texte ou en HTML (une seul utilisateur par chapitre à la fois, contrairement à etherpad). Il intègre un gestionnaire de version, et permet l’export du document sous divers formats (PDF, ePub, ODT, HTML, MOBI, etc.). C’est un outil qui est utilisé pour la préparation ou la traduction de livres libres, notamment par Framabook ou Floss Manuals. Il faudra toutefois l’installer sur un serveur pour pouvoir l’utiliser.
• Les Wiki sont des sites modifiables directement par les utilisateurs, avec ou sans inscription. Il est particulièrement adapté pour des projets de documentation. Il existe différentes versions de Wiki, à installer en fonction de ses besoins, du plus simple (par exemple DokuWiki) au plus avancé (par exemple Mediawiki, utilisé pour Wikipédia).

En route vers le succès

En mettant en place une structure comme celle décrite ci-dessus, vous pourrez sereinement lancer votre projet. Le mode de fonctionnement global pourra être en bazar, cette structure initiale vous permettra de garder la main, avoir une bonne vision de l’avancement et vous aidera à mieux animer le projet. Ce n’est bien entendu pas la seule façon de structurer un projet de culture Libre pour réussir. Tout ceci n’est finalement qu’un exemple issu d’un retour d’expérience.

Ne pas oublier la communication

Bien sûr, cette structure est destinée à un projet communautaire. Et qui dit travail de groupe dit communication. Pour que la mayonnaise puisse prendre, il est absolument indispensable d’échanger un maximum entre les différents contributeurs. Tout le monde doit pouvoir savoir ce qu’il y a à faire, connaître les tenants et aboutissants du projet et se sentir impliqué. Et cela passe par une communication efficace. Un maximum d’échange est donc nécessaire, y compris pour assurer une bonne ambiance de travail au sein du projet. Un projet qui se déroule dans une ambiance conviviale est un projet qui aboutira à un résultat final de meilleur qualité, et de façon plus efficace qu’un projet sans communication qui se déroule de façon morne. Garder ce fil de communication actif du début à la fin du projet, c’est s’assurer que le tout ne finisse pas par s’essouffler, en laissant les contributeurs s’isoler et se décourager. Bref, la communication est en réalité le point le plus important.

Crédit photo  : David Shankbone (Creative Commons By)