On vous a partagé la semaine dernière la deuxième partie de La dégooglisation du GRAP qui vous invitait à découvrir comment iels avaient réussi à sortir de Google Agenda et gmail. Voici donc la suite et fin de ce récit palpitant de dégooglisation. Encore merci à l’équipe informatique du GRAP d’avoir documenté leur démarche : c’est vraiment très précieux ! Bonne lecture !
Dans l’épisode précédent…
Après la sortie de Google Drive remplacé par Nextcloud, Google Agenda par Nextcloud Agenda, nous avons fini par le plus gros bout en 2021-2022, sortir de Gmail et en finir avec le tentaculaire Google.
Le mardi 23 novembre, nous débranchions enfin Google. Nous voilà libres ! Presque 😉
Bilan dégooglisation
Après 4 ans de dégooglisation, où en sommes-nous de notre utilisation de logiciels non libres ?
Dans l’équipage ⛵
Système d’exploitation
Libre ?
Commentaire
Windows
❌
13 personnes
Ubuntu
✅
9 personnes
Gestion documentaire et travail collaboratif
Nextcloud Files
✅
Tout le monde depuis 2020 ✅
Nextcloud Agenda
✅
Tout le monde depuis 2021 ✅
Téléphonie et visio
3CX
❌
Tout le monde ❌
Nextcloud Discussions
✅
Mail et nom de domaine
Gandi
✅
Tout le monde depuis 2022 ✅
Logiciels métier
Odoo (suivi des actis, achat/revente, facturation)
✅
Pôles info, accompagnement et logistique
EBP (compta)
❌
Pôle compta
Cegid (paie)
❌
Pôle social
Gimp, Inkscape, Scribus (graphisme et mise en page)
✅
Pôle communication
BookstackApp (documentation)
✅
Tous pôles
Logiciels bureautique
Suite Office
❌
Suite LibreOffice
✅
Réseaux sociaux
Facebook, Linkedin, Twitter, Eventbrite
❌
Peertube
✅
Nos pistes d’amélioration en logiciel libre sont donc du côté du système d’exploitation et des logiciels métiers.
Les blocages sont dus :
à certains logiciels métiers qui n’existent pas en logiciel libre
→ à voir si on arrive à développer certains bouts métier sur Odoo dans les prochaines années
à la difficulté de se passer d’Excel pour certaines personnes grandement habituées à ses logiques et son efficacité
→ à voir si LibreOffice continue à s’améliorer et/ou si on se forme plus sur LibreOffice
Dans la coopérative 🌸
Système d’exploitation
Libre ?
Commentaire
Ubuntu
✅
Dans tous les points de vente
ordinateurs portables
Dur à dire, mais la majorité des activités de transformation utilise des tableaux Excel ou des logiciels dédiés
Logiciels bureautique
Suite Office
❌
Pas de référencement fait. Aucune visibilité actuellement
Suite LibreOffice
✅
Nos pistes d’amélioration sont donc du côté des logiciels mails et des logiciels métiers.
→ Un des gros chantiers de 2022-2023 est justement le développement et la migration sur Odoo Transfo. Pas pour le côté politique du logiciel libre mais bien de l’amélioration continue d’un même logiciel partagé dans la coopérative.
→ À voir si la dégooglisation de l’équipe « inspire » certaines activités pour se motiver à se dégoogliser. Nous serons là pour les accompagner et continuer à porter le message à qui veut l’entendre.
Bilan humain
À l’heure où nous écrivons (fin octobre 2022), il est trop tôt pour faire le bilan de la sortie de Gmail. Nous comptons d’ailleurs envoyer un nouveau questionnaire dans quelques mois qui nous permettra d’y voir plus clair. Mais nous pouvons d’ores et déjà dire que ce fut clairement l’étape la plus compliquée de la dégooglisation.
Sortir d’un logiciel fonctionnel, performant et joli est forcément compliqué quand on migre vers un logiciel aux logiques différentes (logiciel bureau VS web par exemple) et qui souffre de la comparaison au premier abord. Pour compenser cela, nous avons fait le choix de dédier beaucoup de temps humains (nombreuses formations par mini groupes ou en individuels, réponses rapides aux questions posées) et beaucoup de documentations et de partage de retour d’expériences.
La sortie de Google Drive et Google Agenda furent relativement douces et moins complexes que Gmail. Le logiciel Nextcloud étant assez mature pour assurer un changement plutôt simple et serein.
Ça paraît simple une fois énoncé, mais plus les gens travaillent avec un outil (Google par exemple), plus il sera difficile de les amener à changer facilement d’outil.
Conseil n°5 : Dans la mesure du possible, la meilleure des dégooglisation est celle qui commence dès le début, par l’utilisation d’outils Libres. En 2022, quasiment tout logiciel a son alternative Libre mature et fonctionnel. Si ce n’est pas possible, dès que les moyens humains sont disponibles et que la majorité le veut, envisagez votre dégooglisation ?
À Grap, il existe une certaine culture politique de compréhension autour des enjeux du logiciel libre et des GAFAM. Cela nous a aidé. Et cela nous parait quasiment obligatoire avant d’envisager une dégooglisation. Car c’est un processus long où l’on a besoin du consentement – au moins théorique – des gens impactés pour que celleux-ci acceptent de se former à de nouveaux outils, s’habituer à de nouvelles habitudes etc.
Conseil n°6 :avant d’entamer une dégooglisation, faire monter en compétences votre groupe sur les sujets autour du Logiciel Libre et des enjeux des Gafam à travers des projections de films par exemple. Voici un récap de quelques ressources.
Bilan technique
Voici nos choix de logiciels pour notre dégooglisation :
Nextcloud pour la gestion documentaire et le travail collaboratif (agenda, visio, gestion de tâches)
complété par Onlyoffice avec une image Docker sans limitation d’usage (pendant 2 ans l’image nemskiller007/officeunleashed puis désormais alehoho/oo-ce-docker-license)
sauvegarde quotidienne par le logiciel de sauvegarde Borg
BookstackApp et Peertube pour la documentation écrite et vidéo
Meshcentral pour la prise en main à distance d’autres ordinateurs
Gandi pour le prestataire de mails
Thunderbird pour le logiciel bureau pour gérer ses mails (et K9Mail sur téléphone)
Voici nos choix d’infrastructure :
OVH et Online pour la location de serveurs faisant tourner ses services (choix historique)
1 serveur dédié Nextcloud Test en miroir du Nextcloud
1 serveur de sauvegarde (mutualisé avec d’autres services de la coopérative)
1 serveur dédié à différents services (Peertube, Meshcentral, Bookstackapp)
Bilan économique
Pour calculer le coût économique de notre dégooglisation commencé en 2018, voici les chiffres retenus.
☀️ Le scénario « Dégooglisation » est celui réellement effectué depuis 2018.
Son coût comprend :
le temps de travail du service informatique, découpé en
l’aide au collègue habituelle : qui subit une augmentation du fait de l’internalisation de certaines questions, notamment avec le changement de Gmail à Thunderbird
le support et administration système des services :
toutes les recherches techniques (comment bien gérer les installations, sauvegardes etc.)
toutes les questions / réponses par mail et téléphone
le « temps de dégooglisation » qui correspond
les temps d’écriture de documentation et de formation
les mails d’annonce, de relance, de re-re-relance 😉
le coût des serveurs informatiques pour faire tourner les logiciels remplaçant les services Google et Teamviewer
🤮 À l’opposé, le scénario Google comprend :
le temps de travail du service informatique sur l’aide au collègue – accès stable dans le temps – qui augmente par le nombre de gens dans l’équipe, mais diminue par notre appropriation des logiciels, améliorations de l’existant, documentation etc.
la facturation des comptes Google Workspace
stable depuis 2018, Google a annoncé cet été l’augmentation de ces prix. Les pauvres n’ont eu que 6% de croissance en 2022 avec 14 milliards de dollars de bénéfices. Passant donc les comptes pro de 4€ à 10,40€/mois à partir de juin 2023.
la facturation hypothétique (car elle n’a jamais eu lieu) de Teamviewer Pro
En effet, jusqu’à juin 2019, nous utilisions Teamviewer pour aider les activités de la coopérative à distance. Mais notre utilisation intensive ne rentrait plus dans la version gratuite et Teamviewer nous bloquait l’usage du logiciel pour que l’on souscrive à leur abonnement.
Heureusement, nous sommes passés sur des logiciels auto-hebergés et libre : RemoteHelp (un logiciel libre abandonné depuis) puis en décembre 2020 sur Meshcentral.
En prenant en compte ces données, le scénario « Dégooglisation » finit par devenir moins cher que le scénario « Google ».
Pour le coût mensuel, cela arrive dès septembre 2022 (quasi à la fin de la sortie de Gmail donc) ! 🎉
Pour le coût cumulé, cela devient rentable deux ans après, en septembre 2024 ! 🎉
Ces chiffres s’expliquent par :
le coût important au démarrage de la sortie de Google Drive
128h passées sur les 5 premiers mois pour valider la solution Nextcloud
un temps de support / administration système pour Nextcloud qui baisse progressivement
passant de 14h mensuels en 2019, à 9h en 2020, à 5h en 2021, à 3h en 2022
le prix de Google qui aurait augmenté (mais on y a échappé avant, ouf !)
Bilan politique
Nous sommes fièr·es en tant que coopérative de porter concrètement nos valeurs dans le choix de nos logiciels qui sont plus que de simples outils.
Ces outils sont porteurs de valeurs démocratiques très fortes. Nous ne voulons pas continuer à engraisser Google – et autres GAFAM – de nos données privées et professionnelles qui les revendent à des entreprises publicitaires et des états à tendance anti-démocratique (voir les révélations Snowden, le scandale Facebook-Cambridge Analytica). Cela est en contradiction avec ce que nous prônons : la coopération, de l’entraide et le lien humain.
Nous avons besoin d’outils conviviaux, modulables et modifiables selon qui nous sommes. Nous avons besoin de pouvoir trifouiller les outils que nous utilisons, comme nous pouvons trifouiller un vélo pour y réparer le frein ou y rajouter un porte-bagages. Des outils émancipateurs en somme, qui nous empouvoire et ne rendent pas plus esclave de la matrice capitaliste.
Notre démarche n’aurait pas pu avoir lieu sans le travail et l’aide de millions de personnes qui ont construit des outils Libres, des documentations Libres, des conférences et autres vidéos Libres. Elle n’aurait pas eu lieu non plus sans l’inspiration de structures comme Framasoft ou la Quadrature du Net. Merci.
🍎 La route est longue, la voie est libre, et sur le chemin nous y cueillerons des pommes bios et paysannes. 🍏
Encore un grand merci aux informaticiens du GRAP pour leur travail de documentation sur cette démarche. D’autres témoignages de Dégooglisation ont été publiés sur ce blog, n’hésitez pas à prendre connaissance. Et si vous aussi, vous faites partie d’une organisation qui s’est lancée dans une démarche similaire et que vous souhaitez partager votre expérience, n’hésitez pas à nous envoyer un message pour nous le faire savoir. On sera ravi d’en parler ici !
La dégooglisation du GRAP, partie 2 : Au revoir Google Agenda et Gmail
On vous a partagé la semaine dernière la première partie de la démarche de dégooglisation du GRAP qui vous invitait à découvrir comment iels avaient réussi à sortir de Google Drive. Voici donc la suite (mais pas la fin) de ce récit de dégooglisation qui nous permet de prendre conscience que ce n’est toujours facile de sortir des griffes de ces géants de la tech. Bonne lecture !
Dans l’épisode précédent…
En janvier 2020, après plus d’un an à avoir pris la décision de passer sur Nextcloud en remplacement de Google Drive, la migration était officiellement finie ! Mais voilà, nous passions encore pas mal de temps à ouvrir un onglet Google pour consulter nos agendas, ainsi que nos mails pour les personnes utilisant Gmail en ligne.
/2021/ Fini Google Agenda, go Nextcloud Agenda
Fin septembre 2020, nous décidons collectivement de passer sur l’agenda Nextcloud. Nous nous laissons 3 mois pour commencer l’année 2021 sur le nouvel outil. Quelques personnes (notamment le pôle informatique) vont alors tester en conditions réelles Nextcloud Agenda.
Le challenge est sympa car nous décidons de faire ça en pleine migration d’Odoo de version 8 à la version 12, qui est le résultat de pas moins de 1000 heures de temps de travail et 294 tests de non régression.
L’export de données de Google Agenda se passe relativement bien, et l’import sur Nextcloud Agenda aussi. Les seuls soucis viennent de soucis d’exportation d’évènements récurrents du côté Google. On demande alors de recréer ces évènements du côté de Nextcloud Agenda.
Début 2021, la migration n’est pas possible pour trop de monde dans l’équipe : nous décidons de nous donner du mou et de fixer une date de bascule au 29 mars 2021 après que certains temps collectifs soient passés (l’assemblée générale notamment).
Une procédure est écrite pour que chaque personne s’autonomise dans sa migration, mais la majorité de la migration se fait collectivement à la date choisie du 29 mars :
export de l’agenda Google
import dans l’agenda Nextcloud
partage de son agenda au reste de l’équipe
(optionnel) synchronisation de l’agenda avec Thunderbird
création des agendas partagés pour les salles de réunion
Depuis avril 2021, nous sommes donc officiellement toustes sur Nextcloud Agenda.
L’application reçoit régulièrement des mises à jour porteuses de fonctionnalités bien chouettes (corbeille, recherche d’évènements, recherche d’un créneau de disponibilité), ou de corrections de bugs.
/2021-22/ La transformation complète : sortir de Gmail
Nous voilà arrivé·es à la dernière étape qui nous permet de sortir des outils Google pour l’équipage (nouveau nom de l’équipe interne). La plus dure. Même si cette étape ne concerne « que » les membres de l’équipage, cette transformation fut la plus longue à mener.
Pourquoi ? Parce que :
le mail est l’outil principal de la majorité des salarié·es de l’équipe qui l’utilisent toute la journée
Gmail est très performant, notamment dans la recherche de mail
certain·es personnes ont jusqu’à 10 ans d’habitudes de travail avec Gmail
D’ailleurs, on l’a constaté empiriquement, les personnes les plus anciennes de Grap furent les personnes les plus compliquées à faire transiter. Autant du point de vue technique (transférer 10 ans de mail est forcement plus compliqué que pour une personne arrivée récemment) que des habitudes prises sur le logiciel.
Conseil n°1 : plus on s’y prend tôt à se dégoogliser, moins ça sera compliqué dans la conduite du changement de logiciel.
🌱 Été 2021 – Trouver la solution technique remplaçante
Nous travaillons avec Gandi pour la majorité des activités de Grap afin de gérer leur nom de domaine et leurs mails. Pourquoi Gandi ?
Gandi est engagé depuis longtemps dans le respect de la vie privée
Gandi est une entreprise qui roule à priori bien sur laquelle on peut compter sur la durée
Gandi a un support de qualité qui répond rapidement à toutes nos demandes (et ce fut bien utile lors des moments de doute technique pour cette dégooglisation)
Gandi est une entreprise française qui paye à priori ses impôts en France 😉
Thunderbird va être notre pierre angulaire pour cette dé-gmail-isation. Autant pour permettre le transfert des mails de Google à Gandi, que pour travailler ses mails pour la suite. Ce fut une évidence de partir sur Thunderbird au début.
Ce logiciel libre est complet. Peut-être même trop complet, ce qui rend son ergonomie critiquable.
Ce logiciel est aussi assez ancien, ce qui lui donne une bonne robustesse. Peut-être trop ancien, ce qui rend son ergonomie critiquable 😉
Ce logiciel a une communauté importante qui développe de très nombreux modules complémentaires(à voir ici) qui viennent se greffer à Thunderbird pour apporter une myriade de possibilités.
Quelques mois plus tard, après la prise en main de certain·es utilisateur·ices, et de leur critique légitime, on s’est senti obligé de réaliser un banc d’essai (benchmark), qui validera définitivement ce choix.
Le benchmark pour choisir notre logiciel de bureau pour la gestion des emails
Les critères suivants ont été retenus :
logiciel libre
fonctionne sur Linux Ubuntu et Windows
communauté vivante et grande
modèle économique viable
installation simple
rempli les fonctionnalités de base demandées par les collègues (voir plus tard dans le texte)
🌿 Automne 2021 – Identifier les besoins et fonctionnalités utilisées
Pour être certain de pouvoir sortir de Google, il faut s’assurer que les collègues vont retrouver leurs petits, ou que l’on assume collectivement que l’on perdra des usages / fonctionnalités en passant sur Thunderbird.
Pour cela, nous envoyons un sondage qui nous permet d’y voir plus clair sur les fonctionnalités utilisées par l’équipe pour ajuster nos formations, documentations et recherches de modules complémentaires dans Thunderbird.
Réponse à la question « Quelles fonctionnalités mail utilises-tu actuellement ? »
Réponse à la question « Quelles fonctionnalités mail AIMERAIS-tu découvrir ou utiliser ? »
Sur la question « Sur une échelle de 0 à 6, est-ce que tu souhaites être précurseur·se de ce changement ? (0 : non / 6 : trop chaud·e)« , la moyenne et la médiane est à 3,5. Les gens sont donc.. moyennent chaud·es en général !
⚠️ Voici les points les plus bloquants pour un passage sur Thunderbird selon notre analyse :
les mails ne sont pas gérés sous la forme de fils de conversation
la recherche Thunderbird est laborieuse et pas aussi précise et rapide que Gmail
la peur de perdre des mails anciens
l’ergonomie de Thunderbird, notamment la différence de fluidité par rapport à une page web comme Gmail
Pour réussir ce changement de logiciel, il faut que les étapes soient claires et transparentes pour les utilisateur·ices. Cela leur permet de se projeter : « ok dans 6 mois / 1 an je change d’outil et je sais à peu près ce qui m’attend ! ».
Après ce premier sondage, un calendrier a donc été partagé, indiquant les différentes dates menant à la dégooglisation de tout le monde.
🪴 Automne – Hiver 2021 – Formation et Documentation Thunderbird
4 personnes sur 20 utilisent déjà Thunderbird. Pour les 16 autres, nous prévoyons d’étaler les formations par petits groupes sur 3 mois : les personnes les plus intéressées commencent dès mi-octobre, et les personnes les plus frileuses seront formées en janvier, ce qui nous laissera le temps d’avoir des retours, d’ajuster la formation et la documentation.
Ce travail de plusieurs mois va être itératif : chaque formation apporte son lot de questions, ou de bugs, ou de besoins qu’il faut alors documenter et faire repartager à tout le monde. De nombreux points mails (ou des messages informels) sont envoyés à l’équipe pour leur faire part des retours, de l’avancée et des nouveaux modules complémentaires ou paramétrages trouvés pour faciliter l’utilisation de Thunderbird.
🙊 Une difficulté anticipée mais relou : le lien Thunderbird – Gmail
Thunderbird a des défauts indéniables. Mais dans cette dégooglisation, on n’est pas aidé par Gmail qui aime bien avoir des comportements… embêtants. Une de ses particularités est le traitement des mails dans un dossier appelé « Tous les messages ». Pour citer la doc officielle de Thunderbird :
Tous les messages : contient une copie de tous les messages de votre compte Gmail, en incluant le dossier « Courrier entrant », le dossier « Envoyé » et les messages archivés.
Donc si vous avez 10 000 messages entrants et sortants, Thunderbird va télécharger 20 000 mails. Sachant qu’on retrouve tous ses mails dans Courrier entrant et Envoyés, ce dossier ne sert donc à rien. Après plusieurs semaines d’utilisation, et certains ralentissements au lancement de Thunderbird, nous avons fini par conseiller aux gens de se désabonner de ce dossier.
☘️ Avril 2022 – Premier bilan et questionnement technique
Le calendrier des formations a été quasiment tenu. C’est seulement en janvier que certaines formations n’ont pas eu lieu, du fait de difficultés professionnelles rencontrées dans certains pôles de l’équipe. Il ne restait alors que 2 personnes à former.
Mais entre temps, Quentin qui est responsable de cette dégooglisation, est parti en congés sans solde en février-mars. La décision avait été prise de ne pas se presser avant son départ et de faire le point en avril, nous y voilà.
2 personnes non formées en janvier + 2 arrivées
Certaines personnes de l’équipe n’ont pas pris le pli et sont revenues un peu / beaucoup sur Gmail
Un tableau partagé a fait remonter les problèmes soulevés :
La plupart peuvent être réglés par contournement ou par une meilleure documentation.
s’interroger sur pourquoi certaines personnes n’ont pas pris le pli
demander l’avis des membres de l’équipe sur Thunderbird et la dégooglisation en cours
faire un benchmark des solutions (voir si Thunderbird est vraiment le cheval gagnant)
s’assurer et valider le processus technique de bascule qu’il faudra faire (le voici)
prendre une décision lors de notre comité de pilotage informatique qui arrive
Conseil n°2 :Nous prenons aussi la décision que Quentin ne soit pas le seul porter ce projet. Il ressent une charge mentale et une certaine pression à gérer les retours des personnes en difficulté. Pour ne pas non plus tomber dans une posture de l’informaticien libriste qui impose le choix, et pour bien affirmer que nous prenons des choix collectivement, nous allons dé-personnifier le projet. Désormais le travail sera soutenu et partagé avec Sandie, et les mails signés par le pôle informatique.
⚡ Mai 2022 – La recherche boostée à notre rescousse !
Enfin ! Nous avons trouvé un moyen de répondre aux soucis de recherche sur Thunderbird. Avec un habile mélange de dossier virtuel et d’un module complémentaire de recherche avancée, nous parvenons à lier rapidité et complexité de recherche !
🍀 Juin 2022 – Deuxième bilan : on y va, on sort de Google ?
Notre comité de pilotage ne prend pas une décision ferme. On continue juste à valider de travailler sur cette dégooglisation. En dehors de tous les aspects politiques, en sortant de Google, nous allons cesser de payer 2000€/an pour les comptes pros que nous avons, et c’est toujours ça de gagné dans un moment de crise économique !
Deux mois plus tôt, nous avions envoyé ce formulaire à l’équipe, commenté par cette phrase qui résume son intention « Vive le consentement, à bas la coercition 🌞 » pour prendre la température de l’équipe sur l’utilisation de Thunderbird. Voici notre analyse résumée des résultats :
🔴 les personnes n’ayant pas encore franchi l’étape Thunderbird sont :
une grande partie d’un pôle en surcharge
les « ancien⋅nes » qui sont là depuis longtemps
🔴 les difficultés principales vis-à-vis de l’outil sont :
la recherche de mail
le changement d’usage ergonomique
des problèmes liés à la connexion avec Google
des besoins spécifiques non fonctionnels (invitation Outlook)
des problèmes spécifiques réglés depuis (soucis d’antivirus, paramétrage mail d’absence, etc.)
✅ l’équipe est chaude pour sortir de Google !
✅ l’équipe se sent bien accompagnée à ce changement.
☑️ une minorité de l’équipe (3~4 personnes) ne se sent pas sécurisée ou perd quelques minutes par jour à l’utilisation de Thunderbird. Ces 3~4 personnes se recoupent avec les personnes utilisant Gmail. Nous pensons qu’avec l’usage et les améliorations du logiciel, nous parviendrons à améliorer ça.
⭕ les personnes revenues sur Gmail l’expliquent par :
de travailler sur la solution d’application smartphone adéquate pour sortir de l’application Gmail
de redonner une formation aux 5 personnes qui n’ont pas fait le switch afin qu’elles y arrivent
de fixer la date de sortie de Google : cela sera la 1ère ou 2ème semaine d’août
de commencer à créer toutes les boîtes mails et redirections mails nécessaires
Conseil n°3 :Nous avions 17 boîtes mails à recréer et 80 redirections de mails assez complexes à réaliser. C’est un travail fastidieux qui demande de se concentrer pour ne pas louper un mail dans la redirection mail créée. Car non, il n’existait pas d’export Google des « groupes Google » que nous utilisions. Le conseil est donc le suivant : partagez le travail 🙂 Merci Sandie pour ce gros taf !
🚀 Juillet 2022 – la bonne nouvelle : Thunderbird s’améliore
Alors que nous venions de fixer le créneau de départ de Google (début août), Thunderbird sort sa dernière version (la 102), le 29 juin. Cette version apporte de très nombreuses améliorations ergonomiques, rendant le logiciel bien plus agréable à utiliser. Et quand on utilise un logiciel toute la journée, ce n’est pas un petit détail que de pouvoir modifier la taille d’affichage, la taille de police, les couleurs des dossiers mails ou encore une gestion des contacts totalement re-désignée. Leur annonce officielle ici.
Et les bonnes nouvelles s’enchaînent :
Thunderbird annonce rejoindre le projet K-9 Mail pour une application libre sur Android qui va donc s’améliorer encore plus vite !
une ergonomie qui s’améliore de jour en jour avec notamment l’affichage des mails sur plusieurs lignes
une synchronisation de son compte qui permettrait d’avoir deux Thunderbird sur deux ordis différents
🌸 Voici à quoi pourrait ressembler Thunderbird en mi-2023 🌸
🌲 9 Août 2022 – Le fil rouge sur le bouton rouge..
Depuis quelques mois, on discutait avec Gandi pour nous assurer que la procédure était la bonne. Quel plaisir d’avoir des gens qui répondent rapidement à ces demandes. Merci ! Nous étions donc plutôt prêts pour ce switch. Le mardi 9 août à 22h, alors que les collègues sont pour la plupart en vacances, on change les DNS du domaine grap.coop (DNS = règles techniques qui disent ce qui se passe avec grap.coop) pour débrancher Google et brancher Gandi.
Le mardi 9 août à 23h50, après quelques tests d’envoi et de réception de mails, j’annonce officiellement que tout semble fonctionner comme prévu. Les mails de Gandi partent bien. On reçoit bien les mails sur la nouvelle boîte mail. Le monde n’a pas cessé de tourner. Victoire !
Grap vs Google, allégorie
🙊 Une difficulté pas anticipée : l’envoi de mail par notre logiciel Odoo [tech]
En créant toutes les boîtes mails sur Gandi, nous nous étions rendu compte des cas particuliers (des personnes qui avaient un compte mail mais qui n’étaient pas ou plus dans l’équipe par exemple) mais ce n’est que tardivement qu’on a réalisé que la boîte mail serveurs <arobase> grap.coop servait de boîte d’envoi à l’ensemble des mails du logiciel Odoo utilisé par les 65 activités. Comment cela allait se comporter en passant chez Gandi ? Deux soucis sont encore en cours :
1 – L’usurpation d’identité
En fait, chaque activité envoie ses bons de commandes et factures depuis Odoo. Odoo utilise une seule boîte mail serveurs grap.coop mais lors de l’envoi, prend l’identité de l’activité qui envoie un mail.
Cette « usurpation d’identité » était bien acceptée car nous étions chez Google. Mais avec le passage chez Gandi, cette usurpation d’identité n’est plus acceptée par les boîtes mail à la réception si celles-ci sont chez Google.
L’activité a un mail d’envoi géré par Gandi → envoi par serveurs qui est géré par Gandi → OK
L’activité a un mail d’envoi géré par Google / OVH / Ecomail etc. → envoi par serveurs qui est géré par Gandi → NOK si à la réception la personne utilise Google.
La solution future : améliorer l’envoi de mail sur Odoo pour que chaque activité puisse envoyer avec les informations de sa vraie boîte mail.
2 – Les mails envoyés par les serveurs <arobase> grap.coop ne sont pas automatiquement enregistrés dans le dossier Envoyés
À priori, l’envoi de mail n’est pas totalement bien développé et il manque quelques informations dans le mail pour que celui-ci soit bien mis dans le dossier Envoyés.
Mais avec Google, cela fonctionnait. Il devrait réussir à comprendre qu’un mail partait de sa boite mail, et il le plaçait le mail dans le dossier Envoyés. Ce qui était pratique pour vérifier que le mail était bien parti.
La solution future : améliorer l’envoi de mail sur Odoo pour que le mail arrive dans le dossier Envoyés.
🙊 Un comportement pas anticipé : Google, le mort-vivant
Malgré la déconnexion technique du nom de domaine grap.coop avec Google, il était encore possible de se connecter à Gmail et d’envoyer des mails. Alors certes, les réponses n’arrivaient plus sur Gmail, mais cela permettait encore aux irréductibles de résister au changement ! 😛
Surtout, même après avoir supprimé le compte Google sur Thunderbird (n’ayant alors que le compte Gandi), un paramétrage technique (le serveur SMTP d’envoi) faisait que les mails envoyés l’étaient par le serveur Google.
Donc au moment de la suppression réelle du compte Google, l’envoi par Thunderbird était bloqué. Ce n’est pas un gros souci, mais nous avons documenté le petit changement à faire.
🐢 Septembre 2022 – La fin de la route est longue, mais la voie est libre
Après la dégooglisation technique, place à la dernière étape, supprimer réellement les comptes Google. Chaque personne devait suivre un tutoriel nommé « Google débranché 💃🕺 La suite ✌️ » comportant ces étapes :
🧹 Nettoyer derrière soi
🚪 Fermer la porte
🔧 S’assurer que l’on envoie ses mails avec les bons paramétrages
🫑 Embellir son nouveau jardin
📫 Découvrir le webmail (logiciel en ligne) de Gandi
📱 Connecter son ordiphone
💥 Quitter définitivement Google
Il a fallu 2 mois pour que les 30 personnes concernées suivent réellement ce tutoriel – voire rattrapent leur « retard » pour sortir leur mail de Google. Ce fut l’une des étapes les plus chronophages en termes de relance, de suivi personnel, de questions / réponses, de gestion de cas particuliers (certaines personnes n’avaient pas pu transférer leur mail à cause d’une connexion Internet trop faible par exemple). C’est aussi à ce moment que l’on devait bien vérifier qu’aucune autre donnée n’était encore stockée sur Google Drive / Google Photos / Agenda etc., ce qui a ralenti quelques personnes.
Conseil n°4 : pour motiver chaque personne à passer le pas, communiquer de façon informelle et encourageante !
💀 Octobre 2022 – Au revoir Google, tu ne vas pas me manquer
Même si nous avons tout fait pour être coercitifs, certaines personnes ont besoin de date limite pour prioriser leur travail. Trois semaines avant, la date butoir du 07 octobre est donc fixée pour motiver les dernières personnes.
🎄 Novembre 2022 – Jusqu’au bout !
La première date butoir et les nombreuses relances n’ont pas suffi à faire remonter en priorité n°1 à tou·te·s les collègues de sortir de Gmail.
Comme nous ne sommes pas des grands méchants, et que nous comprenons les difficultés et calendrier de chacun·e, nous redonnons du rab : le mardi 23 novembre. La veille de la fête des 10 ans de Grap, cela semble une date symbolique et assez lointaine pour réellement partir. Pour de bon.
Le mardi 23 novembre, à 13h35, nous étions 5 à nous réunir autour d’un ordinateur, observant ce moment… un peu stressant, comme quand on part d’un lieu en espérant n’y avoir rien oublié. À 13h43, Google était derrière nous. ✊
To be continued…
Dans la troisième (et dernière) partie, nous continuerons notre récit de dégooglisation en faisant le bilan de cette démarche. A la semaine prochaine !
Si vous aussi, vous faites partie d’une organisation qui s’est lancée dans une démarche similaire et que vous souhaitez partager votre expérience, n’hésitez pas à nous envoyer un message pour nous le faire savoir. On sera ravi d’en parler ici !
La dégooglisation du GRAP, partie 1 : La sortie de Google Drive
On a donc sauté sur l’occasion lorsque le GRAP (Groupement Régional Alimentaire de Proximité), une coopérative réunissant des activités de transformation et de distribution dans l’alimentation bio-locale, a publié le récit de sa dégooglisation. Nous reproduisons ici ce long texte en trois parties pour vous partager leur expérience.
De 2018 à cette fin 2022, nous avons travaillé à Grap à notre dégooglisation. Nous vous proposons ce long texte en trois parties pour vous partager notre expérience.
Son premier intérêt est de laisser une trace du travail fourni et d’en faire le bilan.
Le deuxième intérêt est de partager cette expérience à d’autres structures qui souhaiteraient se lancer dans l’aventure.
Nous partageons dans ce texte les processus mis en place, les différentes étapes de cette dégooglisation, les difficultés rencontrées et quelques conseils.
Pour toute question ou retour, vous pouvez contacter le pôle informatique de Grap : pole-informatique <arobase> grap.coop
Bonne lecture et longue vie aux outils numériques émancipateurs et Libres ! 🚲
Au début de Grap en 2012…
Il y a 10 ans, Grap naissait en tant que SCIC – Société Coopérative d’Intérêt Collectif. En 2012 est écrite une 1ère version du préambule des statuts qui décrit l’intérêt collectif qui réunit les associé·e·s de la SCIC. Ce préambule présentait alors que Grap aller « Contribuer au développement d’activités économiques citoyennes et démocratiques, c’est-à-dire […] travaillant dans une logique de partage des savoirs, en phase avec la philosophie Creative Commons ».
Cette 1ère référence au monde du Libre est complétée et enrichie 5 ans plus tard à l’occasion d’une révision du préambule des statuts, en 2017. Désormais le préambule des statuts indique que Grap entend :
Contribuer au développement d’activités économiques citoyennes et démocratiques […] promouvant l’économie des biens communs, c’est à dire :
Travailler dans une logique de partage des savoirs, en phase avec la philosophie Creative Commons
Promouvoir, contribuer et utiliser des logiciels libres au sens de la Free Software Foundation ; minimiser l’utilisation de logiciels sous licences privatives
Promouvoir, contribuer et utiliser des solutions informatiques qui n’exploitent pas de façons commerciales les données des utilisateurs et qui respectent leurs vies privées
Notre démarche de dégooglisation s’inscrit donc dans la continuité des choix politiques portés par les associé·e·s de la coopérative depuis sa création. Par dégooglisation, nous entendons ici le remplacement des logiciels propriétaires – qu’ils soient détenus par les GAFAM ou non – par des logiciels Libres.
Dès le début, il est décidé d’internaliser une partie de l’informatique au sein de l’équipe qui rend les services aux activités de la coopérative. [À Grap, nous utilisons le terme d’activité pour désigner les entreprises associées à Grap et les activités économiques de la Coopérative d’Activités et d’Emploi]. La majorité du temps informatique sera dédié au développement du progiciel libre OpenERP (nommé désormais Odoo) pour gérer la première activité d’épicerie (3 P’tits Pois à Lyon) de la coopérative.
Par pragmatisme économique et choix stratégique, les autres outils de la coopérative ne sont pas choisis par le critère de logiciel Libre ou non. Ainsi, la coopérative va utiliser Google Drive, Google Mail, Google Agenda, et aussi d’autres logiciels spécifiques comme EBP pour la compta ou Cegid Quadra pour la paie.
2018-2020/ Sortir de Google Drive pour Nextcloud
Après le départ d’un des cofondateurs et d’un informaticien en 2014, le service informatique va fonctionner avec 1 seule personne jusqu’à fin 2017. Sylvain Le Gal va alors consolider le périmètre existant (gestion d’une eBoutique, développements spécifiques à l’alimentaire dans OpenERP, connexion avec des balances client·es et migration de OpenERP 7.0 à Odoo 8.0).
Fin 2017, l’embauche de Quentin Dupont permet de gagner en temps de travail disponible et d’agrandir le périmètre des services du pôle informatique.
🌻 L’été 2018 pour valider l’alternative à Google Drive
Le choix du logiciel remplaçant se fait très facilement : Nextcloud est LA solution Libre qui s’impose autant par sa prise en main relativement simple pour des utilisateur·ices de tout niveau, que par l’engouement de sa communauté et son administration alors maîtrisée par le pôle informatique.
Il faut quand même s’assurer que toutes les fonctionnalités utilisées actuellement trouvent leur équivalent. Grâce aux différentes applications existantes sur Nextcloud, les différents besoins se retrouvent bien couverts.
🌸 À l’automne 2018, on prend la décision de sortir de Google Drive
Un changement de logiciel peut être l’occasion de revoir ses pratiques. Nous en profitons pour revoir notre arborescence de fichiers et de dossiers. Nous créons alors :
Un compte Nextcloud par :
personne physique de l’équipe interne
personne physique des activités qui ont des mandats particuliers (administrateur·ice au CA par exemple)
activité de la coopérative (donc par « personne morale ») et non pas par personne physique de la coopérative pour différentes raisons :
de nombreuses activités partagent réellement leurs ordinateurs tout au long de la journée
aucun intérêt à ce que chaque personne ait son compte, cela rajouterait une dose énorme de suivi de création de compte, de support, etc.
ce choix vient avec une limite : l’accès aux documents personnels avec le pôle social n’est pas possible
Un « groupe » Nextcloud pour chaque groupe autonome
un groupe par pôle de l’équipe interne
un groupe par mandat : DG, CA
un groupe par activité de la coopérative – regroupant le compte de la personne morale + les comptes des personnes physiques de cette activité qui ont des mandats particuliers.
Des dossiers communs pour travailler collaborativement
entre pôles de l’équipe
entre membres de la coopérative
entre mandataires (DG ou CA)
La structure de dossiers présentée en nov. 2018 et qui est en place depuis.
Avec Nextcloud, nous avons donc pu créer une architecture plutôt simple pour les utilisateur·ices mais permettant de répondre aux complexités du travail collaboratif entre des profils bien différents.
Grâce aux droits d’accès paramétrables finement, le Nextcloud permet ainsi d’offrir plus de transparence et de collaboration dans la coopérative, que ce soit par les dossiers partagés totalement ou, à l’inverse, les dossiers dont l’accès n’est possible qu’en lecture sans possibilité de modifier.
💮 2019 – 2020 : la dégooglisation de 150 personnes dans 50 activités
Google Drive n’est pas seulement utilisé par l’équipe interne. L’outil est partagé à l’ensemble de la coopérative. C’est à dire à une cinquantaine – à l’époque – d’activités indépendantes, allant de l’entrepreneuse seule à la petite équipe de 10 personnes.
Il faut donc embarquer tout le monde dans ce changement.
Politiquement/théoriquement pas de soucis. Les méfaits de Google sont connus de la majorité des gens et théoriquement, nous n’avons jamais eu de désaccords sur l’idée de sortir de Google Drive.
En pratique, Google Drive s’avère être plutôt lourd à l’utilisation, pas bien maîtrisé ni maîtrisable, surtout concernant la gestion des partages qui est un véritable enfer (« Qui est le fichu propriétaire de ce fichier dont le propriétaire originel est parti de la structure / n’a plus de compte Google ? »).
En allant sur Nextcloud, nous allions maîtriser – et donc être responsables – des données de la coopérative, nous allions retrouver de la souveraineté et de la compétence sur le sujet.
Au printemps 2019, nous changeons aussi d’outil de documentation. Pour sa simplicité d’utilisation et son ergonomie générale, nous choisissons le logiciel Libre BookstackApp. Depuis, notre librairie tourne toujours aussi bien et héberge notre documentation informatique mais aussi toute la documentation stable de la coopérative.
💩 Une première difficulté : l’export des données de Google
L’export fut en effet très compliqué, trop compliqué pour un logiciel conçu par l’une des entreprises les plus puissantes au monde. L’export des données d’un Google Drive (à l’époque en tout cas) est extrêmement long et très peu sécurisant : Google fournit l’export en archives coupées en plusieurs parties (du style « ARCHIVE-PART01 » « ARCHIVE-PART02 »), archives dont une partie… pouvait être manquante (ex : on a la partie 01, 02, 04, 05 mais pas la partie 03), nécessitant de refaire un export entier.
Nous avons donc passé de nombreuses heures à exporter les données, puis nous les avons sécurisées sur un disque dur externe, avant de les envoyer sur notre Nextcloud.
🚀 Et tu formes formes formes, c’est ta façon d’aimer
Pour réussir à dégoogliser la coopérative, pas de miracle, on a enchaîné la formation des activités une à une, en mutualisant des formations par territoire géographique.
Chaque formation durait environ 1h30. En 2019, nous avons passé environ 150 heures de travail à la formation, l’accompagnement et la documentation de cette étape de dégooglisation (+ les heures techniques, voir bilan financier à la fin de ce récit). L’ensemble de la documentation – qui est un travail continu – est consultable ici : https://librairie.grap.coop/books/nextcloud
En janvier 2020, soit plus d’un an après la décision de passer sur Nextcloud, la migration était officiellement finie ! 🎉
🙊 Une difficulté pas anticipée : les limitations d’Onlyoffice pour les commandes groupées
Tout allait bien dans la dégooglisation progressive de la coopérative. Au cours de l’année 2019, la moitié de la coopérative utilise désormais Nextcloud au lieu de Google Drive !
Un des avantages de la coopérative pour les activités est de pouvoir mutualiser de nombreux sujets. Un de ces sujets est l’approvisionnement en produits artisanaux en circuits courts grâce à une logistique interne – Coolivri. Cette logistique s’appuyait à l’époque sur un GROS fichier tableur en ligne sur Google Drive.
Le 2 août 2019, une première commande groupée d’oranges et d’agrumes est lancée sur le Nextcloud et toutes les prochaines commandes groupées vont débarquer sur le Nextcloud, géré par l’application Onlyoffice.
Et c’est vers cette période que l’on se rend compte que l’application disponible d’Onlyoffice a une limitation : pas plus de 20 personnes connectées simultanément sur l’ensemble des fichiers collaboratifs du nuage ! À l’époque nous devions avoir une soixantaine d’utilisateur·ices et une équipe interne qui l’utilise toute la journée : ce n’était pas tenable.
Cette limitation n’est pas technique, mais bien un choix délibéré de l’entreprise développant le logiciel pour amener à payer une licence permettant d’accéder au logiciel sans limitation. Un modèle freemium en soi. Cette question du modèle économique et de ce qu’est un « vrai » logiciel libre est bien sûr compliqué, et amènera de nombreux débats dans les forums de discussion de Nextcloud.
Fin 2019, nous nous questionnons réellement sur le fait de payer cette licence (coût à l’époque : ~1500€ en une fois pour 100 utilisateur·ices simultanées).
Après avoir écumé les Internets, contacté toutes les structures amies qui auraient la même problématique, la solution vient finalement de la communauté elle-même qui est partagée sur le fait de contourner cette limitation qui constitue le modèle économique de l’entreprise développant Onlyoffice. Un développeur bénévole a réussi à reproduire le logiciel (légalement car le logiciel est Libre) en enlevant cette limitation !
Depuis, nos commandes groupées ont été rapatriées sur Odoo grâce à un gros développement interne, en faisant un outil beaucoup plus résilient et solide. Et nous continuons d’utiliser Onlyoffice dans des versions communautaires trouvées par ci par là.
Google en 2022 s’inquiète 😉
To be continued…
Dans la seconde partie, nous continuerons notre récit de dégooglisation, nous permettant de nous débarrasser de Google Agenda puis du mastodonte.. Gmail !
Si vous aussi, vous faites partie d’une organisation qui s’est lancée dans une démarche similaire et que vous souhaitez partager votre expérience, n’hésitez pas à nous envoyer un message pour nous le faire savoir. On sera ravi d’en parler ici !
La dégooglisation de l’éditeur
Il y a quelques mois, avant que la covid19 ne vienne chambouler notre quotidien, Angie faisait le constat que nous n’avions finalement que très peu documenté sur ce blog les démarches de passage à des outils libres réalisées au sein des organisations. Celles-ci sont pourtant nombreuses à s’être questionnées et à avoir entamé une « degooglisation ». Il nous a semblé pertinent de les interviewer pour comprendre pourquoi et comment elles se sont lancées dans cette aventure. Ce retour d’expérience est, pour Framasoft, l’occasion de prouver que c’est possible, sans ignorer les difficultés et les freins rencontrés, les écueils et erreurs à ne pas reproduire, etc. Peut-être ces quelques témoignages parviendront-ils à vous convaincre de passer au libre au sein de votre structure et à la libérer des outils des géants du Web ?
La maison d’édition Pourpenser a attiré notre attention sur Mastodon avec ses prises de position libristes. En discutant un peu nous avons compris qu’elle a joint le geste à la parole en faisant évoluer ses outils informatiques. Ça n’est pas si fréquent, une entreprise qui se dégooglise. Nous lui avons demandé un retour d’expérience.
Bonjour, peux-tu te présenter brièvement ? Qui es-tu ? Quel est ton parcours ?
Albert, co-fondateur des éditions Pourpenser avec ma sœur Aline en 2002.
Petit je voulais être garde forestier ou cuisinier… autant dire que j’ai raté ma vocation 🙂 (même si j’adore toujours cuisiner).
En 1987 j’avais un voisin de palier qui travaillait chez Oracle. Après les cours je passais du temps sur un ordinateur qu’il me mettait à disposition : j’ai donc commencé avec un ordi sur MS-DOS et des tables SQL.
1987, c’était aussi le tout début de la PAO. Il y avait un logiciel dont j’ai perdu le nom dans lequel je mettais le texte en forme avec des balises du genre <A>ça fait du gras</A>, je trouvais ça beaucoup plus intéressant que PageMaker et lorsque j’ai découvert Ventura Publisher qui mariait les deux mondes, j’ai été conquis.
Par la suite j’ai travaillé une dizaine d’années dans la localisation de jeux vidéo et de CD-ROM : nous traduisions le contenu et le ré-intégrions dans le code. Ma première connexion à internet remonte à 1994 avec FranceNet, j’avais 25 ans. Je découvrais ce monde avec de grands yeux en m’intéressant au logiciel libre, à la gouvernance d’internet (je me rappelle notamment de l’ISOC et des rencontres d’Autrans) et ça bousculait pas mal de schémas que je pouvais avoir.
2000 : naissance de ma fille aînée, je quitte Paris, je prends un grand break : envie de donner plus de sens à ma vie.
2002 : naissance de mon fils et création de la maison d’édition avec ma sœur.
Tu nous parles de ton entreprise ?
Dans sa forme, Pourpenser est une SARL classique. Régulièrement, nous nous posons la question de revoir les statuts mais ça demande du temps et de l’argent que nous préférons mettre ailleurs. Finalement, le mode SARL est plutôt souple et dans les faits, nous avons une organisation très… anarchique. Même si avec Aline nous sentons bien qu’en tant que fondateurs notre voix compte un peu plus, l’organisation est très horizontale et les projets partent souvent dans tous les sens.
Que fait-elle ?
Dès le départ, nous avons eu à cœur de proposer des livres « avec du sens ». Aborder des questions existentielles, des questions de sociétés ou autour de notre relation au vivant. La notion d’empreinte nous interpelle régulièrement. Ne pas laisser d’empreinte est compliqué. Mais peut-être pouvons-nous choisir de laisser une empreinte aussi légère qu’utile ? La cohérence entre le contenu des livres que nous éditons et la manière dont nous produisons et amenons ces livres aux lecteurs et lectrices a toujours été centrale… même si rester cohérent est loin d’être toujours simple.
Nous aimons dire que notre métier n’est pas de faire des livres mais de transmettre du questionnement. Ceci dit, depuis 2002, nous avons édité environ 120 titres et une soixantaines d’auteur·e·s. Nous aimons éditer des contes, des romans, des BD, des jeux, des contes musicaux qui vont amener à une discussion, à une réflexion. Mais qui sait si un jour nous n’irons pas vers du spectacle vivant, de la chanson…
Combien êtes-vous ?
Normalement, nous sommes 8 personnes à travailler quasi-quotidiennement sur le catalogue de la maison et cela fait l’équivalent d’environ 5 temps plein, mais avec la crise actuelle nous avons nettement plus de temps libre… À côté de ça, nous accompagnons une soixantaine d’auteur·e·s, travaillons avec une centaine de points de vente en direct et avons quelques dizaines de milliers de contacts lecteurs.
Est-ce que tout le monde travaille au même endroit ?
L’équipe de huit est principalement située dans l’ouest, et l’une de nous est du côté de Troyes. Nous nous réunissons environ deux fois par an et utilisons donc beaucoup le réseau pour échanger. Le confinement de mars n’a fondamentalement rien changé à notre façon de travailler en interne. Par contre, les salons et les festivals ou nous aimons présenter les livres de la maison nous manquent et le fait que les librairies fonctionnent au ralenti ne nous aide pas.
Tu dirais que les membres de l’organisation sont plutôt à l’aise avec le numérique ? Pas du tout ? Ça dépend ? Kamoulox ?
Globalement, la culture « utilisateur du numérique » est bien présente dans toute l’équipe. Mais je dirais que nous sommes surtout deux : Dominique et moi, que la question de « jouer avec » amuse. Pour le reste de l’équipe, il faut que ça fonctionne et soit efficace sans prise de tête.
Avant de lancer cette démarche, vous utilisiez quels outils / services numériques ?
Lors de la création en 2002, j’ai mis en place un site que j’avais développé depuis un ensemble de scripts PHP liés à une base MySQL. Pour la gestion interne et la facturation, j’utilisais Filemaker (lorsque je ne suis pas sur Linux, je suis sur MacOS), et au fur et à mesure de l’arrivée des outils de Google (gmail, partage de documents…) nous les avons adoptés : c’était tellement puissant et pratique pour une mini structure éclatée comme la nôtre.
Par la suite, nous avons remplacé Filemaker par une solution ERP-CRM qui était proposée en version communautaire et que j’hébergeais chez OVH (LundiMatin – LMB) et le site internet a été séparé en 2 : un site B2C avec Emajine une solution locale mais sous licence propriétaire (l’éditeur Medialibs est basé à Nantes) et un site B2B sous Prestashop.
Pour les réseaux sociaux : Facebook, Instagram Twitter, Youtube.
En interne, tout ce qui est documents de travail léger passaient par Google Drive, Hubic (solution cloud de chez OVH) et les documents plus lourds (illustrations, livres mis en page) par du transfert de fichiers (FTP ou Wetransfer).
Qu’est-ce qui posait problème ?
La version communautaire de LMB n’a jamais vraiment décollé et au bout de 3 ans nous avons été contraints de migrer vers la solution SaS, et là, nous avons vraiment eu l’impression de nous retrouver enfermés. Impossible d’avoir accès à nos tables SQL, impossible de modifier l’interface. À côté de ça une difficulté grandissante à utiliser les outils de Google pour des raisons éthiques (alors que je les portais aux nues au début des années 2000…)
Vous avez entamé une démarche en interne pour migrer vers des outils numériques plus éthiques. Qu’est-ce qui est à l’origine de cette démarche ?
La démarche est en cours et bien avancée.
J’ai croisé l’existence de Framasoft au début des années 2000 et lorsque l’association a proposé des outils comme les Framapad, framacalc et toutes les framachoses ; j’en ai profité pour diffuser ces outils plutôt que ceux de Google auprès des associations avec lesquelles j’étais en contact. Mes activités associatives m’ont ainsi permis de tester petit à petit les outils avant de les utiliser au niveau de l’entreprise.
Des outils (LMB, Médialibs) propriétaires avec de grandes difficultés et/ou coûts pour disposer de fonctionnalités propre à notre métier d’éditeur. Des facturations pour utilisation des systèmes existants plutôt que pour du développement. Un sentiment d’impuissance pour répondre à nos besoins numériques et d’une non écoute de nos problématiques : c’est à nous de nous adapter aux solutions proposées… Aucune liberté.
« un besoin de cohérence »
Quelle était votre motivation ?
La motivation principale est vraiment liée à un besoin de cohérence.
Nous imprimons localement sur des papiers labellisés, nous calculons les droits d’auteurs sur les quantités imprimées, nos envois sont préparés par une entreprise adaptée, nous avons quitté Amazon dès 2013 (après seulement 1 an d’essai)…
À titre personnel j’ai quitté Gmail en 2014 et j’avais écrit un billet sur mon blog à ce sujet. Mais ensuite, passer du perso à l’entreprise, c’était plus compliqué, plus lent aussi.
Par ailleurs nous devions faire évoluer nos systèmes d’information et remettre tout à plat.
…et vos objectifs ?
Il y a clairement plusieurs objectifs dans cette démarche.
Une démarche militante : montrer qu’il est possible de faire autrement.
Le souhait de mieux maîtriser les données de l’entreprise et de nos clients.
Le besoin d’avoir des outils qui répondent au mieux à nos besoins et que nous pouvons faire évoluer.
Quitte à développer quelque chose pour nous autant que cela serve à d’autres.
Les fonds d’aides publiques retournent au public sous forme de licence libre.
Création d’un réseau d’acteurs et actrices culturelles autour de la question du numérique libre.
Quel lien avec les valeurs de votre maison d’édition ?
Les concepts de liberté et de responsabilité sont régulièrement présents dans les livres que nous éditons. Réussir à gagner petit à petit en cohérence est un vrai plaisir.
Partage et permaculture… Ce que je fais sert à autre chose que mon besoin propre…
Qui a travaillé sur cette démarche ?
Aujourd’hui ce sont surtout Dominique et moi-même qui travaillons sur les tests et la mise en place des outils.
Des entreprises associées : Symétrie sur Lyon, B2CK en Belgique , Dominique Chabort au début sur la question de l’hébergement.
Un des problèmes aujourd’hui est clairement le temps insuffisant que nous parvenons à y consacrer.
Aujourd’hui, la place du SI est pour nous primordiale pour prendre soin comme nous le souhaitons de nos contacts, lecteurs, pour diffuser notre catalogue et faire notre métier.
Vous avez les compétences pour faire ça dans l’entreprise ?
Il est clair que nous avons plus que des compétences basiques. Elles sont essentiellement liées à nos parcours et à notre curiosité : si Dominique a une expérience de dev et chef de projet que je n’ai pas, depuis 1987 j’ai eu le temps de comprendre les fonctionnements, faire un peu de code, et d’assemblages de briques 😉
Combien de temps ça vous a pris ?
Je dirais que la démarche est réellement entamée depuis 2 ans (le jour ou j’ai hébergé sauvagement un serveur NextCloud sur un hébergement mutualisé chez OVH). Et aujourd’hui il nous faudrait un équivalent mi-temps pour rester dans les délais que nous souhaitons.
Ça vous a coûté de l’argent ?
Aujourd’hui ça nous coûte plus car les systèmes sont un peu en parallèle et que nous sommes passés de Google « qui ne coûte rien » à l’hébergement sur un VPS pour 400 € l’année environ. Mais en fait ce n’est pas un coût, c’est réellement un investissement.
Nous ne pensons pas que nos systèmes nous coûteront moins chers qu’actuellement. Mais nous estimons que pour la moitié du budget, chaque année, les coûts seront en réalité des investissements.
Les coûts ne seront plus pour l’utilisation des logiciels, mais pour les développements. Ainsi nous pensons maîtriser les évolutions, pour qu’ils aillent dans notre sens, avec une grande pérennité.
Quelles étapes avez-vous suivi lors de cette démarche de dégooglisation ?
Ah… la méthodologie 🙂
Elle est totalement diffuse et varie au fil de l’eau.
Clairement, je n’ai AUCUNE méthode (c’est même très gênant par moment). Je dirais que je teste, je regarde si ça marche ou pas, et si ça marche moyen, je teste autre chose. Heureusement que Dominique me recadre un peu par moment.
Beaucoup d’échanges et de controverse. Surtout que le choix que nous faisons fait reposer la responsabilité sur nous si nous ni parvenons pas. Nous ne pouvons plus nous reposer sur « c’est le système qui ne fonctionne pas », « nous sommes bloqué·e·s par l’entreprise ». C’est ce choix qui est difficile à faire.
La démarche c’est les rencontres, les échanges, les témoignages d’expériences des uns et des autres…
Et puis surtout : qu’avons nous envie de faire, réellement…
Dans un premier cas, est-ce que cela me parle, me met en joie d’avoir un jolie SI tout neuf ? Ou cela nous aiderait au quotidien, mais aucune énergie de plus.
Dans l’option que nous prenons, l’idée de faire pour que cela aide aussi les autres éditeurs, que ce que nous créons participe à une construction globale est très réjouissant…
La stratégie est là : joie et partage.
Au début ?
Un peu perdu, peur de la complexité, comment trouver les partenaires qui ont la même philosophie que nous…
Mais finalement le monde libre n’est pas si grand, et les contacts se font bien.
Ensuite ?
Trouver les financements, et se lancer.
Et à ce jour, où en êtes-vous ?
À ce jour nous avons totalement remplacé les GoogleDrive, Hubic et Wetransfer par Nextcloud ; remplacé également GoogleHangout par Talk sur Nextcloud.
Facebook, Instagram et Twitter sont toujours là… Mais nous avons un compte sur Mastodon !
Youtube est toujours là… Mais le serveur Peertube est en cours de création et Funkwhale pour l’audio également.
Concernant l’administration de ces outils, je suis devenu un grand fan de Yunohost : une solution qui permet l’auto-hébergement de façon assez simple et avec communauté très dynamique.
Notre plus gros projet est dans le co-développement d’un ERP open source : Oplibris
Ce projet est né en 2018 après une étude du Coll.LIBRIS (l’association des éditeurs en Pays de la Loire) auprès d’une centaine d’éditeurs de livres. Nous avons constaté qu’il n’existait à ce jour aucune solution plébiscité par les éditeurs indépendants qui ont entre 10 et 1000 titres au catalogue. Nous avons rencontré un autre éditeur (Symétrie, sur Lyon) qui avait de son côté fait le même constat et commencé à utiliser Tryton. (je profite de l’occasion pour lancer un petit appel : si des dev flask et des designers ont envie de travailler ensemble sur ce projet, nous sommes preneurs !)
Migrer LMB, notre ERP actuel, vers Oplibris est vraiment notre plus gros chantier.
À partir de là, nous pourrons revoir nos sites internet qui viendront se nourrir dans ses bases et le nourrir en retour.
Combien de temps entre la décision et le début des actions ?
Entre la décision et le début des actions : environ 15 secondes. Par contre, entre le début des actions et les premières mise en place utilisateur environ 6 mois. Ceci dit, de nombreuses graines plantées depuis des années ne demandaient qu’à germer.
« Nous mettons de grosses contraintes éthiques »
Avant de migrer, avez-vous testé plusieurs outils au préalable ?
J’ai l’impression d’être toujours en test. Par exemple, Talk/Discussion sur Nextcloud ne répond qu’imparfaitement à notre besoin. Je préférerais Mattermost, mais le fait que Talk/Discussion soit inclus dans Nextcloud est un point important côté utilisateurs.
Nous mettons de grosses contraintes éthiques, de ce fait les choix se réduisent d’eux-mêmes, il ne reste plus beaucoup de solutions. Lorsqu’on en trouve une qui nous correspond c’est déjà énorme !
Avez-vous organisé un accompagnement des utilisateur⋅ices ?
L’équipe est assez réduite et plutôt que de prévoir de la documentation avec des captures écran ou de la vidéo, je préfère prendre du temps au téléphone ou en visio.
Prévoyez-vous des actions plus élaborées ?
Nous n’en sommes pas à ce stade, probablement que si le projet se développe et est apprécié par d’autres, des formations entre nous seront nécessaires.
Quels ont été les retours ?
Il y a régulièrement des remarques du genre : « Ah mais pourquoi je ne peux plus faire ça » et il faut expliquer qu’il faut faire différemment. Compliqué le changement des habitudes, ceci dit l’équipe est bien consciente de l’intérêt de la démarche.
Comment est constituée « l’équipe projet » ?
Dominique, B2CK, Symétrie.
Quelles difficultés avez-vous rencontrées ?
La difficulté majeure est de trouver le bon équilibre entre la cohérence des outils et l’efficacité nécessaire dans le cadre d’une entreprise.
Le frein majeur côté utilisateurs est de faire migrer les personnes qui utilisent encore Gmail pour le traitement de leur courriel. L’interface est si pratique et la recherche tellement puissante et rapide qu’il est compliqué de le quitter.
Une autre difficulté est d’ordre comptable et financier : comment contribuer financièrement à ce monde du logiciel libre ? Comment donner ? A quelles structures ? (aujourd’hui nos financements vont principalement au développement de Tryton).
Et l’avenir ? Envisagez-vous de continuer cette démarche pour l’appliquer à d’autres aspects de votre organisation ?
Côté création, j’aimerais beaucoup que nous puissions utiliser des outils libres tels que Scribus, Inkscape, Krita ou GIMP plutôt que la suite Adobe. Mais aujourd’hui ces outils ne sont pas adoptés par l’équipe de création car trop compliqués d’utilisation et pas nativement adaptés à l’impression en CMJN. Une alternative serait d’utiliser la suite Affinity (mais qui n’est pas open source…)
Quels conseils donneriez-vous à d’autres organisations qui se lanceraient dans la même démarche ?
Y prendre du plaisir ! Mine de rien, la démarche demande du temps et de l’attention. Il faut confier ça à des personnes qui prennent ça comme un jeu. Oubliez la notion de temps et de délais, optez pour les valeurs qui soient plus la finalité et le plaisir. Au pied de la montagne entre prendre le téléphérique ou le chemin à pied ce n’est pas le même projet, vous n’avez pas besoin des même moyens.
Le mot de la fin, pour donner envie de migrer vers les outils libres ?
Sommes-nous les outils que nous utilisons ? Libres ?
Quitter les réseaux sociaux centralisés est extrêmement complexe. Je manque encore de visibilité à ce sujet et ça risque d’être encore très long. J’ai proposé à l’équipe une migration totale sans clore les comptes mais avec un mot régulièrement posté pour dire « rejoignez-nous ici plutôt que là ». Mon rêve serait d’embarquer au moins une centaine d’entreprises dans une telle démarche pour tous faire sécession le même jour. Des volontaires ? 🙂
Aller plus loin
Fair-play, Albert ne nous l’a jamais demandé, il sait qu’on est un peu allergique à la pub, mais on vous donne quand même le lien vers le site des Éditions Pourpenser
Crédits
Illustrations réalisées par Albert sur Gégé à partir de dessins de Gee
Photo de l’équipe avec des illustrations d’Aline de Pétigny et Laura Edon
Logo de pourpenser mis en couleurs par Galou
L’Atelier du Chat Perché et les outils libres
Il y a quelques mois, avant que la covid19 ne vienne chambouler notre quotidien, Angie faisait le constat que nous n’avions finalement que très peu documenté sur ce blog les démarches de passage à des outils libres réalisées au sein des organisations. Celles-ci sont pourtant nombreuses à s’être questionnées et à avoir entamé une « degooglisation ». Il nous a semblé pertinent de les interviewer pour comprendre pourquoi et comment elles se sont lancées dans cette aventure. Ce retour d’expérience est, pour Framasoft, l’occasion de prouver que c’est possible, sans ignorer les difficultés et les freins rencontrés, les écueils et erreurs à ne pas reproduire, etc. Peut-être ces quelques témoignages parviendront-ils à vous convaincre de passer au libre au sein de votre structure et à la libérer des outils des géants du Web ?
L’Atelier du Chat Perché est un atelier vélo participatif qui propose des permanences conviviales de mécanique vélo à ses adhérent⋅e⋅s. Lors des permanences, les adhérent⋅e⋅s peuvent venir entretenir et apprendre à réparer leurs bicyclettes. L’atelier vend aussi des vélos d’occasion qui ont été entièrement révisés. L’association participe à de nombreux événements dans Lyon et aux alentours, avec ses vélos bizarres, et propose des ateliers mobiles d’initiation et de formation à la mécanique vélo pour tous publics et toutes structures (écoles, centres sociaux, MJC, collectivités, entreprises).
Nous avons demandé à l’un de ses membres de nous parler de sa démarche de passage à des outils libres.
Bonjour, peux-tu te présenter ? Qui es-tu ? Quel est ton parcours ?
Bonjour, je suis Quentin. Dans le civil, je suis professeur des écoles. Je suis adhérent et bénévole à l’Atelier du Chat Perché depuis 2015. Entre 2016 et 2019, j’ai été membre de la collégiale qui administre l’association et j’ai pris en charge et coordonné la démarche d’autonomisation numérique de l’association. Je n’ai aucune formation en informatique. Je suis un simple sympathisant libriste, sans compétence particulière. Je me considère plutôt comme un utilisateur averti.
Tu nous parles de ton association ?
« Mécanique vélo et Autogestion » sont les mots inscrits sur le logo de l’association. L’Atelier du Chat Perché est donc un atelier de mécanique vélo où l’on vient pour entretenir soi-même sa bicyclette. En mettant des outils à disposition et en proposant une aide bénévole, l’association vise l’autonomie des cyclistes dans l’entretien de leur moyen de transport.
L’association compte 3 salariées et une grosse vingtaine de bénévoles y tient les permanences de mécanique. L’Atelier est géré en collégiale et vise une organisation autogérée. C’est donc un collectif de gestion qui gère l’association en se réunissant une fois par mois pour prendre toutes les décisions. Des commissions et des groupes de travail gèrent des missions particulières et/ou ponctuelles. Une équipe bénévole accueille et organise les permanences de mécanique vélo. Les membres de l’organisation (salarié⋅es et bénévoles) sont plutôt à l’aise avec le numérique, bien qu’il y ait des différences d’un individu à l’autre.
Avant de vous lancer dans cette démarche de dégooglisation, vous utilisiez quels outils / services numériques ?
L’Atelier du Chat Perché proposait un site web hébergé chez Free comme principal moyen de communication externe et utilisait des listes de diffusion (hébergées elles aussi chez Free) pour les échanges entre les membres du collectif de gestion, entre les bénévoles et pour communiquer des informations aux adhérent·es. Nous utilisions aussi quelques Framapad, Framadate et Framacalc pour nous organiser. Pour ce qui est de sa présence sur les réseaux sociaux, l’atelier du Chat Perché n’a jamais utilisé Facebook. Son utilisation a parfois été proposée puis discutée mais toujours rejetée. Les valeurs portées par l’association et celles de Facebook semblent ne pas être compatibles. En revanche, en plus de son infolettre, l’asso utilise les réseaux sociaux diaspora et mastodon pour diffuser automatiquement les publications de son blog.
A l’époque, nous n’avions pas de connexion Internet dans l’atelier. Les services tournaient plutôt bien mais posaient deux problèmes principaux. Tout d’abord, nous étions face à une incohérence : les valeurs de l’association prônent l’autogestion et on avait confié l’hébergement de nos services à un acteur privé. Et puis la gestion de ces outils était totalement centralisée : une seule personne en avait la charge.
Vous avez entamé une démarche en interne pour migrer vers des outils numériques plus éthiques. Qu’est-ce qui est à l’origine de cette démarche ?
La première motivation était d’être davantage en cohérence avec les valeurs de l’association. Il était évident qu’il nous fallait migrer notre site web et nos listes de diffusion pour ne pas dépendre d’un acteur tel que Free. A titre personnel, j’étais aussi très motivé par cette démarche parce qu’elle allait me permettre d’apprendre à mettre de nouveaux outils en place. J’allais donc enrichir mon expérience et mes compétences, ce qui est totalement en accord avec les valeurs de l’association.
Nous avons donc lancé plusieurs chantiers :
mettre en place un nouveau site web afin qu’il soit plus facile à prendre en main par les bénévoles ;
réorganiser les contenus d’information qui y étaient publiés pour que ce soit plus clair ;
utiliser un service d’auto-hébergement dans la mesure du possible ;
transférer certains services (listes de diffusion) ;
mettre en place d’autres services (mail, partage de fichiers, infolettres).
Quels sont les moyens humains qui ont été mobilisés sur la démarche ?
Une personne bénévole, en l’occurrence moi-même, ayant peu de compétences techniques mais une expérience d’utilisateur averti, a été chargée de la coordination et de l’administration des services. J’ai fait appel au support bicloud de l’Heureux Cyclage (une sorte de chatons pour le réseau des ateliers vélos) lorsque nous avons eu besoin de compétences techniques. Migrer tous nos outils sur des services libres nous a pris entre deux et trois mois.
Peux-tu expliciter les différentes étapes de cette démarche ?
Tout a commencé par une présentation du projet à l’association. La collégiale m’a ensuite chargé de coordonner le projet et m’a transmis toutes les informations nécessaires pour cela (accès aux outils). Conscient de la limite de mes compétences techniques, je me suis rapidement rapproché du bicloud pour me renseigner sur les services proposés. C’est en échangeant avec eux que j’ai pu choisir les outils les plus adaptés aux services numériques dont nous avions besoin. Par exemple, il a fallu choisir quel CMS nous souhaitions utiliser pour notre site web. En revanche, pour les listes de diffusion, le bicloud proposait uniquement le logiciel Sympa et pour le stockage/partage de fichiers, uniquement le logiciel Sparkleshare. Les instances de ces logiciels ont été installées par l’équipe du bicloud. Je n’ai alors plus eu qu’à les configurer.
Avez-vous organisé un accompagnement des utilisateur⋅ices pour la prise en main de ces nouveaux outils ?
Oui, une fois les outils installés et configurés, il a été nécessaire de former les membres du collectif de gestion afin qu’iels puissent publier en autonomie des contenus sur le site web et rédiger l’infolettre. Pour cela, on a proposé des rendez-vous individuels à celleux qui le souhaitaient afin de leur faire la démonstration des nouveaux outils. Et on a aussi programmé un temps de présentation avec questions-réponses pour 4/5 personnes intéressées. Mais je fais le constat que globalement les personnes ne viennent pas bénévoler dans un atelier de mécanique vélo pour gérer des outils informatiques. Il est donc difficile de recruter des bénévoles pour ces tâches qui peuvent paraître loin du cœur de l’activité. D’ailleurs, certaines personnes ont fait un pas de côté et ne se sont pas investies dans les outils informatiques. Mais d’autres se sont remonté les manches et ont pris la mission informatique en main lorsque j’ai quitté le collectif de gestion. Ces personnes ont même déployé d’autre services par la suite (remplacement du Sparkleshare par un Nextcloud).
Quelles difficultés / freins avez-vous rencontrées ?
On a rencontré pas mal de freins : des Cantilever, des V-Brake, des freins à disques, à tambour, à rétropédalage ^^. Plus sérieusement, le frein le plus important, ça a été de maintenir la continuité de ces services. Il est en effet essentiel de penser l’après afin que la personne qui a lancé le processus d’installation des services puisse rapidement transmettre ses compétences à d’autres personnes. Le risque, c’est qu’une fois que les services sont installés, le collectif (qui a d’autres chats à fouetter) s’appuie complètement sur une seule personne pour les faire tourner au quotidien. Et cela peut devenir usant pour ce bénévole qui devient alors indispensable à l’utilisation de ces nouveaux outils.
Et l’avenir ? L’association envisage-t-elle de continuer cette démarche pour l’appliquer à d’autres aspects de son organisation ?
L’association envisage de se doter d’un outil pour communiquer en interne (pour le moment on utilise le mail). On a utilisé le logiciel loomio via le service Framavox pendant un temps, mais peut-être faudrait-il qu’on teste le logiciel Mattermost (Framateam). On verra aussi en fonction de ce que propose le bicloud.
Quels conseils donneriez-vous à d’autres organisations qui se lanceraient dans la même démarche ?
Le premier conseil, ce serait de prendre son temps et d’accepter que ça prenne du temps. Il vaut mieux y aller au fur et à mesure, un ou deux services à la fois. Il est essentiel de réaliser un diagnostic des outils et de leurs usages à un temps T et de s’interroger sur ce qui est réellement utile ou inutile afin de pouvoir définir ensemble ce que l’on veut. Il convient aussi de planifier et prévoir la transmission des connaissances en terme d’utilisation et d’administration des services. Et puis, ça peut être bien de ne pas laisser une seule personne être en charge de la sélection et de l’installation des outils, mais de travailler à plusieurs.
Le mot de la fin, pour donner envie de migrer vers les outils libres ?
Il me semble nécessaire que les associations militantes prennent le temps de mettre en cohérence leurs valeurs et leurs pratiques numériques. Si les associations militantes ne font pas le saut dans le libre, qui va le faire ? Choisir le numérique libre et quitter les GAFAM, c’est comme choisir la bicyclette et se débarrasser de sa bagnole : c’est faire le choix de la résilience, de la convivialité et de l’émancipation.
Si vous aussi, vous faites partie d’une organisation qui s’est lancée dans une démarche similaire et que vous souhaitez être interviewé, n’hésitez pas à nous envoyer un message pour nous le faire savoir. On sera ravi d’en parler ici !
La dégooglisation de WebAssoc
Il y a quelques mois, avant que la covid19 vienne chambouler notre quotidien, Angie faisait le constat que nous n’avions finalement que très peu documenté sur ce blog les démarches de passage à des outils libres réalisées au sein des organisations. Celles-ci sont pourtant nombreuses à s’être questionnées et à avoir entamé leur « degooglisation ». Il nous a semblé pertinent de les interviewer pour comprendre pourquoi et comment elles se sont lancées dans cette aventure. Ce retour d’expérience est, pour Framasoft, l’occasion de prouver que c’est possible, tout en ne niant pas les difficultés et les freins rencontrés, les écueils à ne pas reproduire, etc. Peut-être arriveront-elles ainsi à vous convaincre de passer au libre au sein de votre structure et à la libérer des outils des géants du web.
WebAssoc est une pépite du monde associatif, qui déploie une énergie incroyable pour aider les autres associations à utiliser les outils numériques. Cela fait 2 ans que cette structure a engagé une réflexion sur l’adoption d’outils libres. Nous avons demandé à l’un de ses membres de nous parler de la dégooglisation de cette dynamique association.
Bonjour, peux-tu te présenter ? Qui es-tu ? Quel est ton parcours ?
Bonjour Framasoft. Je suis Jean-Luc, geek de longue date (j’ai débuté sur un ZX81) sans que ce soit mon taf (je bosse dans le tuyau). Je suis arrivé à WebAssoc il y deux ans. Comme je suis branché sur le Libre depuis longtemps, Raphaëlle, notre présidente, m’a demandé de développer son usage dans l’association.
Tu nous parles de ton association ?
Chez WebAssoc, nous sommes plus de 1600 bénévoles et nous avons fait, en 2019, plus de 1 300 actions auprès des associations qui nous sollicitent. Nous mettons en relation des associations humanitaires, d’environnement ou de solidarité avec des bénévoles du numérique qui les forment ou apportent des renforts personnalisés.
Combien de salariées avez-vous ?
Aucun salarié, nous n’avons même pas de compte en banque ! Sur les 1600 qui interviennent ponctuellement, 40 font tourner la machine (recevoir les demandes, les analyser, les proposer, organiser les formations, alimenter les réseaux sociaux, notre site…) et nous sommes 5 dans le bureau.
Où se trouvent vos membres ?
Un peu partout, même si nous sommes concentrés sur Paris et les métropoles puisque issus du monde numérique.
En termes d’organisation, y a-t-il une seule entité ? Plusieurs groupes de travail distincts ?
Nous fonctionnons par bulles dans lesquelles nous pouvons avoir plusieurs équipes de 4-5 personnes, C’est très informel et cela nous correspond. Par exemple, je suis en charge de la bulle « tech » qui comporte les équipes « front », « back », « crm » et « cloud », nous assurons toute la partie infrastructure et logiciels.
Tu dirais que les membres de l’association sont plutôt à l’aise avec le numérique ?
Oui, tout le monde est à l’aise. En revanche, nous n’avons pas tous un profil technique, bien au contraire.
Quelles sont les valeurs portées par l’association ?
La joie de donner son savoir et son temps sans se prendre la tête. Avec l’idée que lorsque nous n’apporterons plus rien, nous passerons à autre chose. Mais les événements récents ont montré qu’il reste du chemin pour que les associations soient à l’aise dans leurs choix numériques.
Avant de lancer cette démarche, vous utilisiez quels outils ou services numériques ?
GSuite (Gmail, Gdrive), Google Analytics, Slack, Trello, Word, Excel, nos photos sur Flickr, notre site sous WordPress.
Comment est configuré le système d’information et les différentes applications ?
Euh, vous pouvez répéter la question ? 🙂
Plus sérieusement, à mon arrivée, nous utilisions WordPress et CiviCRM sur un espace prêté. Le reste était basé sur des outils propriétaires en mode SAAS.
Qu’est-ce qui fonctionnait bien ? Qu’est-ce qui posait problème ?
La première faiblesse était que nous utilisions la machine d’un bénévole. Le reste de nos informations étaient chez d’autres (Google pour nos documents, Gmail pour nos échanges avec l’externe, GAnalytics pour notre trafic, Flickr, Doodle…). Cela marchait, mais nous étions fragiles et nous ne maîtrisions pas nos données, pas top !
Vous avez entamé une démarche en interne pour migrer vers des outils numériques plus éthiques. Qu’est-ce qui est à l’origine de cette démarche ?
Une volonté, appliquer à soi-même pour mieux expliquer.
D’où est venue l’idée, qu’est-ce qui vous a motivé⋅e⋅s ?
WebAssoc avait déjà mis en avant les solutions libres lors d’interventions. Mais il nous manquait l’expérience et la légitimité, « faites ce que je dis, mais pas ce que je fais » ne marche pas bien. 🙂
Quels sont les objectifs ? Les résultats attendus ?
Notre feuille de route reprend quatre thèmes. Ils sont totalement cloisonnés pour proposer notre expérience sur l’un sans requérir les autres, d’où (on le verra plus loin) le choix de prendre un hébergeur propre à chacun d’eux :
Pour la planète, mettre en avant le réemploi
Nous avons fait notre journée annuelle en janvier sur un PC acheté 50 € sur le … qui tournait sur Emmabuntüs (Linux Debian). Nous adorons cette distribution qui comprend tous les logiciels nécessaires à un bénévole, et qui a permis de belles actions comme Yovotogo.
Proposer un espace pour le bureau regroupant tous les outils
Avec NextCloud et ses applications (partage de fichiers, édition avec Collabora, visio-conférence à quelques-uns, tableau de tâches, gestion des mots de passe partagés et plein, plein d’autres choses).
L’association sur le Web
Avec un blog (WordPress), des photos (Piwigo), un wiki tout simple (DokuWiki), un Framadate, un Wallabag… C’est un espace que nous considérons public donc pas de données sensibles.
Avec l’œil RGPD
Suivre notre trafic avec Matomo, gérer nos contacts et campagnes mails avec CiviCRM, faire des webinaires libre avec BigBlueButton et bientôt des vidéos avec Peertube (merci Framasoft !)
Quel est le lien avec les valeurs de WebAssoc ?
Le libre et son sens des communs correspond bien à nos valeurs. Il a le mérite de scinder hébergeur et logiciel. Ce qui est une garantie pour les associations : changer d’abri (si d’aventure, les besoins évoluent) sans recommencer à zéro la formation des bénévoles. C’est la liberté de choix en somme, c’est évident quand on en parle et pourtant c’est tellement facile de céder aux sirènes opposées.
Quels sont les moyens humains mobilisés sur la démarche ?
Pas vraiment de moyens dédiés, nous sommes allés à notre vitesse, en parallèle de nos anciens usages sans imposer la bascule. Mais le constat qui m’a moi-même surpris, c’est que tout le monde s’y est mis naturellement. Quelques usages restent (comme notre tchat sur Slack en attendant un équivalent fonctionnel intégré à NextCloud).
Y a-t-il une équipe dédiée au projet ? Ou plutôt une personne seule ?
En fait c’est Raphaëlle et le bureau du début qui m’ont poussé dans la piscine. J’ai proposé des expériences avec ça ou ça.
Plusieurs bénévoles (des vrais pros) se sont investis sur chaque thème. Heureusement, parce que pour moi DNS voulait dire « Dîner Nocturne Sympathique » !
Framasoft, WebAssoc, Emmabuntüs. Crédit photo : Anne Devillers
NextCloud pour le collaboratif : juste installer et configurer des applis comme sur son smartphone.
PHP pour les services Web : mais pas obligatoire de développer en acceptant une esthétique simple.
Adminsys pour gérer les VM (virtual machine). C’est le plus technique et ardu à tenir dans le temps, mais pas grave si cela plante, nous n’y conservons pas d’archivage.
Combien de temps ça vous a pris ?
Je dirais une année, mais ce n’est pas fini. Il reste des pistes à explorer.
Ça vous a coûté de l’argent ?
Comme expliqué plus haut, rien. Mais c’est de toute façon abordable : 60€/an pour NextCloud sur une instance dédiée et 80€/an pour nos services Web. Ce qui couvre déjà les besoins de la plupart des associations. Pour rester dans le concept de transposer nos expériences, il fallait que cela soit accessible.
50 + 60 + 80, à moins de 200€, une association peut tout avoir sur un PC, basculer de GDrive à NextCloud, avoir à côté du site des sous-domaines comme celui-ci. En fait, une totale autonomie avec des données chez des locaux. Par exemple, j’ai rencontré notre hébergeur NextCloud à Niort, c’est sympa quand même.
Bien sûr, pour de l’envoi de mails en masse ou avoir son propre service de visio-conférence, c’est plus conséquent. Mais cela va de pair avec la taille de l’association et ses moyens. C’est comme le bio, il faut payer un peu plus pour savoir d’où ça vient et sincèrement, les fraises ont un autre goût.
Quelles étapes avez-vous suivi lors de cette démarche, au début, par exemple ?
C’est tout bête, j’ai pris la liste de Degooglisons sans avoir recours aux « Framatrucs ». Vu les annonces, j’ai cherché des équivalents sur NextCloud ou autres services Web.
Pas vraiment, l’équipe « tech » met à disposition, chacun membre est libre d’utiliser ces nouveaux services. Et par exemple, NextCloud avec l’édition en ligne peut s’utiliser sans rien installer sur son PC.
À ce jour, on en est où ?
Il reste des choses à fiabiliser, par exemple la gestion des droits sur les dossiers, mais rien de rédhibitoire.
Combien de temps entre la décision et le début des actions ?
Le temps de trouver des gentils hébergeurs et des gentils bénévoles.
Avant de migrer, avez-vous testé plusieurs outils au préalable ?
Nous avons profité de la mise à disposition d’instances pendant le confinement, nous avions déjà Talk/NextCloud pour échanger à quelques-uns et nous avons retenu BigBlueButton plutôt que Jitsi pour sa tenue à la charge sur nos webinaires.
Et maintenant, on peut piloter BigBlueButton depuis NextCloud, c’est cool.
Avez-vous organisé un accompagnement des utilisateur⋅ices ?
Certain⋅e⋅s connaissaient déjà, d’autres découvraient en connaissant des équivalents propriétaires. Nous avons laissé venir les questions.
Sous quelle forme avez-vous répondu à ces questions ?
Un wiki où nous avons commencé à mettre des tutos, nous avons aussi récupéré ceux des autres.
Et nous avons fait un webinaire dédié NextCloud.
Quels ont été les retours ?
Globalement positifs. Nous prévoyons quelques séances de visio-partage pour s’améliorer ensemble.
Quels sont les moyens de « l’équipe projet » ?
Par thème, chaque équipe varie de 2 à 4 personnes au gré du temps.
Quelles difficultés avez-vous rencontrées ?
Parfois des détails, avoir des étiquettes entre Thundebird et RoundCube comme sur Gmail. Retrouver nos enregistrements sur BigBlueButton. Il y a un temps de rodage à ne pas négliger.
Il y aussi une difficulté plus importante de formation des équipes pour les aider à basculer et à prendre en main les nouveaux outils. C’est simplement une question d’habitude en réalité, les fonctionnalités des outils étant proches, mais les habitudes sont parfois lourdes à changer : c’est pourquoi un soutien du bureau est utile sur ces enjeux, pour pousser au changement. En fait, y aller en premier pour que les autres suivent.
Envisagez-vous de poursuivre cette démarche pour l’appliquer à d’autres aspects de votre association ?
Nous souhaitons mettre nos webinaires en ligne avec PeerTube, avoir un annuaire des membres avec des accès SSO via OAuth, remplacer Slack en restant dans NextCloud.
Mais surtout, développer l’usage de CiviCRM que nous exploitons à 10 % de ses capacités faute d’un écosystème suffisant en France. L’effet de boule de neige du Libre manque, davantage d’utilisateurs et utilisatrices en amène davantage encore.
Quels conseils donneriez-vous à d’autres organisations qui se lanceraient dans la même démarche ?
Oser sauter le pas, via un hébergeur pour ne pas galérer au départ, y mettre quelques euros.
Basculer thème par thème en gardant l’ancienne solution quelques temps.
Accepter le moins « joli » en se recentrant sur ses besoins qui sont souvent largement couverts.
Le mot de la fin, pour donner envie de migrer vers les outils libres ?
Nous ne sommes pas des libristes à fond, la preuve dans la liste de nos formations qui sont encore pas mal orientées GAFAM. À WebAssoc, nous ne vous dirons pas que le libre c’est bien, mais que c’est mieux (moins cher, moins de dépendance, plus performant, plus respectueux de vos données). Alors allons-y ensemble. 🙂
À l’inverse, si vous maîtrisez NextCloud, ou si vous connaissez CiviCRM ou voulez le découvrir, ou encore si vous avez des compétences OAuth, SSO…, enfin si vous savez installer Peertube et d’autres trucs, venez nous rejoindre, l’ambiance est SUPER sympa.
Un jeune libriste part à l’asso des mauvaises habitudes
Neil vient de finir un stage d’étudiant au terme duquel il a réussi à faire adopter des outils libres à une association. Il livre ici le récit de ses tribulations, c’est amusant et édifiant…
On aimerait bien qu’il y en ait beaucoup comme lui pour s’engager de façon aussi déterminée et efficace. Nous espérons entamer une série d’interviews de libristes qui comme lui sont particulièrement impliqué⋅e⋅s dans la diffusion des valeurs et des pratiques libristes.
N’ayant encore qu’assez peu d’expérience dans le domaine du libre et s’agissant de mon premier article sur Internet, je sollicite votre bienveillance et vous invite à me signaler toute éventuelle erreur ou mauvais usage des termes dans cet article.
Contexte
Les études
Avant de commencer, un peu de background. J’ai 20 ans et je suis en première année de BTS SIO (branche SLAM), formation post-bac orientée sur l’informatique de gestion et le développement d’applications.
Au bout d’un mois dans cette filière, j’ai senti qu’elle n’était pas pour moi en constatant notamment un retard assez grave dans les notions du référentiel. Mais pour des raisons financières (bourses, appartement, etc.) j’ai dû finir mon année, ce qui implique l’obligation de trouver un stage d’un mois en juin.
Le choix de l’association
J’ai donc choisi une association que je vais appeler Ciné-Asso, qui propose des tarifs réduits pour des séances au cinéma pour les établissements scolaires et ses adhérents. Ses responsables disaient avoir besoin de retravailler leur système d’information.
C’était pour moi une chance que de pouvoir mettre mes connaissances à disposition d’une association, ce qui m’attirait bien plus que les stages choisis par mes camarades de classe (stage en banque, en dépannage/réparation informatique, au supermarché, en startup French Tech qui développe sous WinDev1. Choix judicieux que de choisir un stage WinDev en BTS SIO : WinDev fait partie des logiciels étudiés et utilisés tout comme WordPress, Microsoft Visio, Win’Design, PC Wizard 2015 et plein d’autres. (Vous comprenez pourquoi je n’aime pas cette filière ?)
Et je préférais travailler pour une asso en rapport avec l’art et la culture. Le choix était donc déjà fait.
Un peu de technique
En ce qui concerne les outils utilisés, mon ordinateur tourne sous Debian Buster (prerelease) depuis Janvier 2018. Je code exclusivement sous Vim, mon éditeur préféré. Pour le développement web, j’utilise Apache et MariaDB côté serveur (en local, donc sur mon propre poste). J’utilise souvent MySQL Workbench (la version sous licence GPL par Oracle) pour éditer la BDD, sinon en CLI. Je travaille tout le temps avec draw.io (licence Apache), un logiciel vraiment pratique pour réaliser des schémas en tous genres, des cartes mentales aux modèles relationnels. Je m’estime par ailleurs libriste et refuse, lorsque la situation le permet, de travailler avec des logiciels propriétaires. Vous allez voir que défendre ses valeurs n’est pas facile…
Tâches assignées
Principalement deux tâches me seront confiées durant ce stage d’un mois :
Retravailler le site web de Ciné-Asso Leur site web tournait sous une très ancienne version de Joomla ! et franchement, ce n’était pas beau à voir. Bref, un site des années 2006. Ma mission sera de développer un site vitrine pour le remplacer, avec une gestion d’évènements planifiés (de séances de films, en l’occurrence) pour l’association. Cela inclut évidemment la formation des bénévoles à l’outil ;
Retravailler la base de données, reconstruire la base de données utilisée pour enregistrer les adhérents et les donateurs de l’asso. La base de données actuelle a été créée il y a 10 ans sous Access 2003 (si ce n’est 98…) et elle est encore utilisée jusqu’à présent. La base n’est pas relationnelle alors qu’elle devrait l’être. Résultat : 35 champs dans une table avec les adhérents et donateurs mélangés, des doublons, des couples sur un seul enregistrement et de sérieuses limites. Je vais donc devoir créer une nouvelle base, migrer toutes les données et former les bénévoles.
Le tout, donc, en un mois, avec la contrainte personnelle de n’utiliser que des logiciels libres.
La base d’adhérents au départ…
Présentation de Ciné-Asso
Je vais donc vous présenter brièvement l’équipe de Ciné-Asso. De faux noms leur seront attribués afin de préserver leur anonymat.
M. Touron est le président de l’association. Un esprit juste et logique.
Mme Nougat est la trésorière et celle que je dois convaincre. Elle est très réticente à l’intégration de mon travail au sein de l’asso. Elle sera aussi l’une des principales utilisatrices du logiciel de gestion de base de données. J’ai donc intérêt à faire du bon travail afin de satisfaire ses attentes.
M. Réglisse s’occupe de la communication auprès des adhérents. Il utilise tout le temps l’outil informatique dans son travail, pas toujours comme il le faudrait.
Mme Caramel est une jeune bénévole qui soutient mes idées. Elle s’occupe principalement du site web.
M. Calisson est un bénévole octogénaire et maintient la base de données Access. C’est un autodidacte de l’informatique. Il racontait fièrement qu’il avait programmé en COBOL pour le gouvernement à une époque désormais révolue.
M. Prunelle est un prestataire de services extérieur à l’association et jouera un rôle crucial.
Une réunion est organisée entre deux ou trois bénévoles et moi deux fois par semaine afin de présenter l’avancée de mon travail et de m’ajuster à la demande. En dehors des réunions, je travaille en autonomie.
Un détail important à relever : aucun membre de Ciné-Asso n’est assez compétent en informatique pour s’occuper du côté technique du site après mon départ.
Le site web
J’ai consacré les 15 premiers jours à la réalisation du site web. Et parmi tous les CMS possibles, j’ai choisi… Allez, devinez… WordPress.
Vous avez le droit de jeter vos tomates pourries ; mais je n’avais aucune expérience, ni avec Drupal, ni avec Joomla! et je n’avais clairement pas le temps de tester les solutions (rappelons que j’ai seulement 15 jours pour finaliser le site, formations incluses). De plus, je connaissais déjà bien WordPress pour l’avoir utilisé par le passé. Et croyez-moi, j’ai regretté de ne pas avoir été assez curieux, car ces 15 jours mêlèrent ennuis et souffrance.
Le décor
On commence par le design. J’ai choisi la version gratuite d’un thème qui leur plaisait bien. Je leur conçois une jolie bannière d’en-tête (avec GIMP, bien évidemment). Au final, j’ai dû la refaire 16 fois dans une réunion de 4 heures pour satisfaire aux demandes de M. Touron, président. Mais passons. J’ai dû bidouiller le CSS afin de convenir à leurs attentes, au risque de tout casser à la prochaine mise à jour. En guise de solution, je leur ai demandé de tout mettre à jour, sauf le thème.
C’est sale, ça contourne le problème, mais je ne vois pas d’autre option dans le temps imparti ; de plus, les thèmes souffrent rarement d’une faille de sécurité. J’ai donc jugé le pari suffisamment sûr.
Travailler sur WordPress n’est pas jouissif. Ça me servira de leçon pour mes stages futurs.
Les plugins
Je choisis le plugin WP Theater pour programmer les séances de cinéma.
Évidemment, les fonctions les plus intéressantes sont payantes. Je me contente des fonctions de base et réussis à convenir à leurs demandes. M. Touron m’a proposé d’acheter la version payante du plugin, mais j’ai insisté en disant que n’était pas nécessaire et que pour le prix de la fonctionnalité, ça relevait plutôt de l’escroquerie.
Les deux semaines s’écoulèrent (trop) paisiblement avec quelques ajustements par-ci par-là. La formation fut terminée en une après-midi. L’intéressée, Mme Caramel, appréciait l’interface conviviale du logiciel.
Choses vues
En un mois, j’ai appris à connaître les membres de l’association : leur personnalité, leur empathie et surtout, leur usage de l’outil informatique. J’ai tout de même quelques anecdotes qui font peur.
M. Réglisse et Micro$oft Office
J’apprends que l’un des membres de l’association, M. Réglisse, utilise MS Office 2003 pour travailler sur les documents de l’asso. Malheureusement, ce logiciel de Micro$oft n’arrive plus à exporter en PDF sur son poste, pour une raison inconnue (tout autant à lui qu’à moi). Sans compter que Office 2003 ne lit pas les nouveaux formats MS Office (depuis 2007 : xlsx, docx, etc.) ni les formats libres (odt…). Et ainsi, à chaque fois que M. Réglisse souhaite lire ou éditer un fichier incompatible, il envoie ce fichier par mail à sa collègue qui le convertit en PDF (à l’aide d’Apache OpenOffice) et qui lui renvoie par mail, et ce depuis longtemps.
Il fallait quand même que je me retienne de sourire en écoutant ça.
On me demande conseil.
En bon libriste, j’explique que le logiciel est trop vieux et qu’il faut passer à LibreOffice gratuitement ou acheter le pack Office tous les 3 ans, en insistant bien sur la première option.
« Oui, mais j’ai déjà essayé, ça marche pas, y’a des bugs et c’est pas toujours compatible… » Finalement, j’ai réussi à le convaincre. Ça a changé un peu la mise en forme de ses fichiers et il ne s’est pas gêné de me faire remarquer qu’un pixel dépassait par-ci par-là, mais il devrait s’en satisfaire pour le moment.
Vive le libre !
M. Réglisse et le mailing
Dans les aventures de M. Réglisse, j’ai aussi celle où il souhaite envoyer une newsletter à tous les adhérents de l’association. Il ouvre sa base Access 2003, et demande au logiciel de lui donner tous les mails des membres de l’asso. Il ouvre Thunderbird en parallèle, crée un nouveau groupe… et ajoute tous les mails en les réécrivant un par un à la main ! On m’explique que c’était parce que certains mails peuvent avoir été entrés dans la base de données avec des erreurs (une virgule au lieu d’un point, par exemple…) et que copier coller pose alors des problèmes… Car la base de données ne détecte pas les erreurs de saisie…
Je promets à M. Réglisse que le mailing sera beaucoup plus facile avec ma solution.
La réunion à mi-chemin
Les réunions furent assez régulières avec moi au sein de l’asso, mais celle-ci fut de très loin la plus importante. Je rencontre M. Prunelle, expert en informatique, retraité. Il s’agit d’un prestataire de services extérieur à l’association, contacté par Mme Nougat dans l’idée de contrôler mon travail et de m’aiguiller. Pour la première fois, M. Calisson, mainteneur de la base de données, est présent. M. Prunelle commence donc par parler de son parcours ; il a fondé une entreprise d’informatique pendant sa jeunesse et a déjà programmé en COBOL et en assembleur, raconte-t-il avec nostalgie.
M. Prunelle joue un rôle crucial : il s’engage à maintenir mon travail à mon départ en tant que bénévole si le projet correspond à ses attentes. Il s’agit donc d’une personne avec laquelle je devrais collaborer.
Les deux premières heures
On parle beaucoup du site web. Je l’ai présenté, il était déjà globalement fini, prêt à être basculé en production. M. Prunelle approuve mon choix du CMS WordPress et raconte qu’il a de l’expérience avec. On discute des quelques bidouillages sur le CSS (peu nombreux mais hélas impératifs conformément aux demandes).
Mon code étant commenté et mes modifications légères et peu nombreuses, il les approuve et se propose même de les maintenir si ça casse après une mise à jour. Super, ça m’arrache une épine du pied !
Les deux dernières heures
J’aborde le sujet de la base de données. Il faut savoir que la trésorière, Mme Nougat, s’oppose assez fortement au fait que je travaille sur la BDD. Elle souhaite que je me consacre pleinement au site et veut plutôt confier la base à un intervenant extérieur aux frais de l’association. C’est d’ailleurs pour cela qu’elle a fait appel à M. Prunelle…
J’explique mon projet. Un intranet maison, développé from scratch, une BDD relationnelle. Le tout fait à la main. J’avais déjà préparé un schéma relationnel que je lui montre.
« Ta base m’a l’air bien, relationnelle, tout bien comme il faut, c’est du bon travail. Par contre, je ne suis pas trop d’accord avec ta solution pour l’hébergement de la base de données, Maria DB… Je connais de nom mais ce n’est pas très utilisé dans le domaine professionnel… »
Il sort son cahier. Puis son stylo. Je le remarque alors… Un stylo rose fluo, avec le fameux logo de WINDEV dessus. Gulp. Je sais ce qui m’attend.
M. Prunelle me demande alors d’aller voir sur une page cachée d’un site web sur lequel il avait récemment travaillé. Il m’épelle l’adresse, quelque chose du genre « xalex-xpert.com/xalex_expert ».
S’affiche alors une vieille interface de connexion sans TLS, et je reconnais rapidement WEBDEV, de la même boîte. Je fais la moue. J’explique alors que je ne souhaite travailler qu’avec des logiciels libres, par éthique. Un sourire en coin s’affiche sur le visage de M. Prunelle :
« Ha ha ha, moi aussi, quand j’avais ton âge, j’étais un rebelle et je votais à gauche ! Mais aujourd’hui sur le marché du travail, dans un contexte professionnel de l’industrie informatique, jamais je ne me permettrais de présenter une verrue de Linux chez un client ! »
Hein ? L’industrie professionnelle de l’informatique ? Le marché du travail ? Qui a parlé de Linux ? Une verrue ?
La rébellion gauchiste ? Ce n’est pas un #MercrediFiction ni une exagération. C’est mot pour mot ce qu’il m’a dit. Je suis resté bouche bée pendant quelques secondes avant de passer à l’offensive en défendant mes arguments.
Et là, tout de suite, la grosse condescendance. En puissance. Limite, s’il m’avait versé un coulis de caca sur la tête, ça aurait été plus respectueux.
« Non mais de toute façon voilà, c’est comme ça qu’on débute, on fait tous des erreurs, on progresse ensuite, moi j’en ai vu, c’est pas le premier, je sais comment ça se passe »
Et alors évidemment Mme Nougat s’incruste et en rajoute une couche…
« Moi je pense qu’on a la chance d’avoir un professionnel parmi nous, M. Prunelle sait ce qu’il faut faire. Quand on est jeune, on ne connaît pas le marché du travail, on ne sait pas comment bien faire les choses pour répondre aux demandes du client, c’est normal »
(Allez-y, pissez-moi dessus encore, j’aime ça.) Mais avant que je ne me fasse totalement recaler, M. Touron et Mme Caramel interviennent au moment opportun et insistent pour me laisser une chance. Ouf, c’est sauvé. Par contre, du coup, inutile de compter sur lui pour maintenir ma « verrue de Linux ». Plus qu’à me débrouiller tout seul.
Résultat, les deux solutions seront proposées au conseil d’administration et c’est le conseil qui tranchera. J’ai intérêt à bien faire le boulot.
La veille technologique, ou comment j’ai changé d’avis
Ok, j’ai donc 15 jours pour réaliser une solution convaincante à partir de rien, migrer la solution actuelle vers la mienne et enfin former les nouveaux utilisateurs… Bon, j’ai des bouts de code de prêts pour ça, je suis assez expérimenté en PHP pour me débrouiller comme un grand. Mais 15 jours…
État des lieux
Tout d’abord, le lendemain de la réunion, M. Calisson (mainteneur octogénaire de la BDD) s’est présenté à moi. Il a fait l’effort de se déplacer dans les locaux pour me proposer personnellement son aide.
Face à une telle bienveillance, je ne pouvais refuser. Il m’a donné une documentation utilisateur d’une vingtaine de pages (datant de quelques années), très détaillée, qui m’a beaucoup appris. Il a ensuite pris le temps de m’expliquer chaque détail flou de la base actuelle et décrit les attentes particulières de Mme Nougat, qui attend d’être convaincue par ma solution.
Il n’était pas obligé de faire tout ça et je lui en suis grandement reconnaissant. Avant de le rencontrer, je pensais que ça allait être un esprit conservateur qui considère que sa solution (une table, 35 champs, rappelons-le) est la meilleure de toutes… et je me suis bien trompé. Comme quoi, le code ne fait pas le développeur…
À l’aide, Mastodon !
Dans le doute, je fais appel au réseau des réseaux. Et dans la panade, je fais appel au Fediverse.
Amis, camarades, connaissances, merci à vous. Vous avez été d’un précieux soutien dans cette situation difficile, vous m’avez aiguillé quand M. Prunelle m’avait lâché. Je savais que je pouvais compter sur vous ! Et j’ai attentivement écouté vos conseils.
Alors que choisir ?
Je peux dire beaucoup de mal (à tort et à raison) de mes professeurs de BTS SIO, mais c’est l’un d’eux qui m’a conseillé Galette en premier (en l’occurrence, ce professeur revendique des valeurs libristes mais enseigne WinDev et Win’Design aux élèves, ironiquement. Il enseigne Merise aussi, en 2018. Mais passons !)
Galette est un CMS libre de gestion d’adhérents pour les associations, inscrit sur Framalibre, l’annuaire contributif où j’aurais dû chercher en premier. Le logiciel a été créé en 2004 et est toujours maintenu à l’heure actuelle via des mises à jour régulières. Il est utilisé par des dizaines d’associations et reste un choix à considérer pour un déploiement rapide et efficace.
La Fediverse m’ayant conseillé (entre autres) Galette, j’ai décidé de m’y intéresser de plus près. Je connaissais déjà Galette (de nom seulement) avant que mon professeur m’en parle, mais tout écrire de soi-même avait l’air tellement plus amusant…
Et la solution avait l’air vraiment sympa. Il m’a fallu quelques jours pour m’assurer qu’elle collait bien au cahier des charges de Mme Nougat, mais tout avait l’air d’aller comme il faut. Et comme je n’ai plus le temps, il vaut mieux choisir cette option plutôt que de partir de zéro et rendre un travail insatisfaisant ou incomplet.
Partons donc pour Galette !
Galette
Abordons un peu l’aspect technique. La formation WordPress et quelques autres tâches ayant un peu débordé sur le planning, il me reste 10 jours pour déployer la solution et former les utilisateurs.
Le cahier des charges
Je rencontre un problème. Le cahier des charges n’est pas respecté sur un point : les statistiques. L’asso a besoin de stats assez précises pour la comptabilité et Galette ne fournit que deux ou trois pauvres camemberts. Galette tournant sous PHP, je prends la décision d’écrire un plugin.
Le plugin
C’est ce qui va prendre le plus de temps. Je travaille dans un environnement avec lequel je ne suis pas familier du tout, même si c’est du PHP, car je n’ai jamais touché à des frameworks PHP ni utilisé une API conçue pour des plugins. Ma première rencontre avec Zend Framework se passe… mal. Très mal, au point où j’interroge directement la base de données avec des requêtes en dur pour faire le boulot.
J’aurais aimé apprendre comment m’en servir, mais « je n’ai pas le temps ». Bon, j’ai moins d’excuses pour le switch à 90 cases avec des requêtes SQL et les 80 lignes de HTML dans un string… Mais chut…
Blague à part, je commence à être vraiment à la bourre. Plus que quelques jours de stage déjà, et c’est fini. Je me débrouille comme je peux pour coder quelque chose qui fonctionne. Qui a parlé de maintenabilité ?
Le prochain qui passera derrière moi sera probablement un stagiaire de BTS SIO, ça lui fera les pieds 🙂 (Il va me retrouver et me tuer pour avoir écrit ça, et je ferai moins le malin quand je tomberai sur un cas similaire. Bon au moins, j’ai mis plein de commentaires)
La demande de dernière minute
J’ai présenté le plugin de stats à Mme Nougat et il a fallu s’adapter à une demande de dernière minute. Totalement justifiée cela dit, ça faciliterait grandement la comptabilité. Il s’agit encore de stats.
J’applique des quickfixes sur le code dégueulasse que j’ai pondu juste avant. Il me reste trois jours. (Comment ça, ce n’est pas une excuse ? Au moins ça fonctionne !)
Bon allez, on plie ça vite fait et on passe à l’importation, qui n’est même pas commencée !
Préparation pour la migration
Un peu plus de technique.
La base de données est sous forme de fichier. MDB (Access), format propriétaire. Elle pèse 8.5 Mo. J’ai des frissons dans le dos. J’utilise le paquet mdb-tools pour convertir la structure et les données en requêtes SQL et je crée une nouvelle DB en local (MariaDB) et j’importe le tout.
Vive le libre.
Voilà la table à 35 champs… Ma première tâche va être de séparer les entrées des couples (M. et Mme) qui ont été enregistrés en une seule entrée.
Sur le coup, LibreOffice Calc est mon ami. J’importe tous les enregistrements où Sexe=« M. et Mme » et je les sépare à coups de Chercher/Remplacer. Une fois le boulot fini, j’importe tous les autres adhérents enregistrés dans la base jusque là sur le tableur, c’est plus facile que sur Workbench. Et nous y voilà, un total de 1275 lignes.
La grande migration
Allez, c’est parti. Je saisis 1275 adhérents à la main, depuis l’interface de Galette.
Bien sûr que non. Vous croyez vraiment que j’allais faire ça manuellement ?
Je me remémore ce que disait l’un de mes professeurs de BTS SIO :
« Un développeur, c’est un branleur. Une quiche molle. Alors à un m’eng donné, il faut savoir optimiser son traitemeng ou on va se retrouver avec une KYRIELLE de travail à faire. »
Il reste 2 jours. Comptant un jour de formation et d’installation du logiciel, j’ai 24 heures pour réaliser la migration. Admettons que je prenne trois minutes par entrée (adhérent + contribution). (1275 x 3) / 60= 63h45 de travail. C’est hors limites !
La seule solution est donc d’automatiser le tout. Mais il ne s’agit pas d’un simple INSERT INTO dans une table, hélas. Galette utilise un système de champs dynamiques qui permet d’avoir des champs personnalisés par l’association. Il les gère d’ailleurs assez mal : lorsqu’on supprime un adhérent ou une contribution, les champs dynamiques associés ne se suppriment pas avec. Encore un bug à signaler, tiens. Mais passons.
Formatage des données
Je commence par ajouter un adhérent et une cotisation annuelle pour ce dernier et j’identifie dans la BDD les tables mises à jour. Il y en a trois : galette_adherents, galette_cotisations et galette_dynamic_fields.
Ensuite, ça reste quand même assez trivial. J’identifie à quoi correspondent les champs dans les tables et je prépare mes inputs selon mes besoins. Je n’oublie pas de m’adapter au logiciel. Exemple, Galette interdit les adresses mail dupliquées dans la BDD. Je supprime tous les duplicatas depuis LibreOffice avant de commencer quoi que ce soit. Puis vient le plus
pénible. Le formatage des inputs. LibreOffice est pratique pour ça, mais je préfère tellement Vim qui s’avère bien plus efficace quand on a l’habitude du logiciel.
Vérification des données
Je vérifie encore mes inputs. Les erreurs les plus courantes :
– Doubles espaces (un coup de regex et c’est fini)
– Accents dans les adresses mail
– Virgules à la place de points un peu partout
– Formatage pas toujours standardisé du numéro de téléphone… J’étale le champ adresse, unique jusque là, sur deux lignes. C’est long et pénible, un bon travail de stagiaire. Par superstition, j’enlève les guillemets placés inutilement dans les adresses physiques.
– Au passage, je découvre des adresses Yahoo, AOL, Cegetel, Alice, Wanadoo, Neuf et même quelques .gouv.*.
Ça fait un peu peur.
– Le champ galette_adherents.login_adh contient des caractères aléatoires servant d’identifiant pour l’adhérent. L’asso n’utilise pas cette fonctionnalité, mais pour ne pas contrarier Galette, je vais insérer des caractères aléatoires dedans : SUBSTRING(MD5(RAND()) FROM 1 FOR 15)
Ce n’est pas censé être un identifiant hexadécimal, mais ce n’est pas grave.
Enfin, je prends soin de distinguer les champs vides des champs NULL. On peut maudire SQL pour ça, je suppose.
Je termine la migration le 28 juin au soir, soit 24 heures avant la fin du stage. La journée de demain commencera à 09h00.
Déploiement de la solution
Ah oui, à ne pas oublier. Avant de former les utilisateurs, il faut d’abord déployer Galette sur leur réseau (en intranet). Je choisis l’utilisation de XAMPP sur l’un de leurs postes Windows.
Je configure le serveur DHCP de leur box pour que l’IP du poste en question soit fixe. Ma méthode est probablement discutable mais je ne vois pas d’autre option possible, surtout qu’héberger Galette sur le “cloud” ne leur aurait pas servi car ils ne travaillent sur la BDD qu’en local. Enfin, je déploie Galette, j’exporte la BDD depuis mon poste et je l’importe sur le leur. Je transfère aussi les fichiers de mon plugin. Évidemment, l’opération ne s’est pas déroulée sans accroc – surtout sur des postes Windows. J’ai perdu une à deux heures dans la migration.
L’imprévu fatidique
En formant l’une des deux bénévoles, on s’aperçoit ensemble que de nombreuses données de l’ancienne base sont erronées depuis quelques mois (suite à une maintenance de M. Calisson) et que ces erreurs ont été (évidemment) reportées sur la nouvelle base. Nous arrivons à une conclusion terrifiante : il faut repasser manuellement derrière chacune des 1275 adhésions à partir des bordereaux d’adhésion, conservés par précaution. Cette opération nous a coûté 4 à 5 heures. La bénévole a eu la gentillesse de m’apporter une pizza pour que je puisse finir mon travail d’esclave le plus vite possible sans sortir du bureau.
fig.1 Travailler en équipe pour résoudre un problème. La théorie.
fig.2 Travailler en équipe pour résoudre un problème. La réalité.
La formation
Vous imaginez qu’il ne me reste plus beaucoup de temps pour former les utilisateurs. La première bénévole était assez familière avec l’informatique, mais la deuxième ne l’était pas du tout – au contraire, elle détestait l’informatique. J’ai dû abréger beaucoup de points que je préciserai dans une documentation utilisateur à rédiger après mon départ. Ce fut très laborieux, mais l’essentiel a été vu. Il est 18h00, mon stage se termine et ma mission avec. Je remercie M. Touron qui m’offre une gratification de stage de 150 euros.
Le suivi
Le libre, c’est bien, mais quand il est encadré et suivi, c’est mieux. Le site web de l’association est hébergé par la Ligue de l’Enseignement, ce qui leur permet de profiter de tarifs très préférentiels. J’ai pu rencontrer l’un de leurs membres avec M. Touron dans le cadre de la migration du site de Joomla ! vers WordPress.
Ce monsieur, aux antipodes de M. Prunelle, était clairement fâché de mon choix de WordPress, en disant que les webmasters oublient souvent de mettre à jour le CMS et qu’il est généralement considéré comme une usine à gaz trouée par des failles de sécurité. Je ne peux qu’être d’accord avec lui sur ces points-là, malheureusement.
M. Touron aborde finalement la question de la gestion de la base de données (Galette, donc) et ce monsieur semble non seulement connaître le CMS, mais exprime sa satisfaction quant au choix d’un logiciel libre. Quand je lui ai dit que ce choix était par éthique, nous sommes rapidement partis dans une discussion libriste mentionnant La Quadrature du Net, l’April, Framasoft, les RMLL 2018 qui approchent à grands pas…
C’était ma première discussion avec un libriste dans la vraie vie et elle ne pouvait pas tomber à un meilleur timing. La personne idéale pour reprendre le projet était déjà trouvée, je peux dormir sur mes deux oreilles !
Ressenti personnel
Cet article est déjà beaucoup trop long, mais je tiens à exprimer mon ressenti sur ce stage. La rencontre avec M. Prunelle fut très parlante pour moi : j’ai réalisé à quel point les esprits peuvent être conservateurs dans le domaine de l’informatique.
Être libriste, c’est avant tout avoir des convictions que l’on défend au quotidien. Je ne m’attendais pas à entrer en conflit d’éthique avec qui que ce soit pendant ce stage, tout comme je ne m’attendais pas à rencontrer des personnes défendant les mêmes valeurs que moi. C’est aussi inciter les utilisateurs moins familiers vis-à-vis de l’outil informatique à découvrir les outils libres, faire face à leurs réticences dues à la peur de l’inconnu, à leur habitude d’utiliser des outils propriétaires et parfois, à leur manque de confiance en votre personne au prétexte de votre jeune âge et de votre supposé manque d’expérience.
Ce stage fut un véritable combat au nom de l’éthique et de mes propres convictions, mais il fut aussi porteur d’espoir : les libristes sont plus nombreux que je ne le pensais, et mon déplacement à mon tout premier meeting (les RMLL 2018) va probablement m’aider à mieux connaître (et sympathiser !) avec les différentes communautés et me permettre de définir plus précisément mon parcours professionnel en vue, dans l’idéal, d’un métier dans ce domaine.
